Notulen20110210

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Notulen bestuursvergadering 10 februari 2011

Aanwezig: Lodewijk (notulen), Paul, Maarten, Marco (voorzitter), Siebrand, Marianne (via Skype).

Opening

Marco opent vergadering om 19:06. Maarten houdt actiepunten bij.

Vaststellen agenda

Wordt vastgesteld.

Notulen vorige vergadering

Notulen moeten nog bijgewerkt worden. Worden rondgestuurd uiterlijk a.s. zondag. Daarna 5 dagen om te becommentariëren.

Notulen ALV zijn wat bestuur betreft akkoord, aanwezigenlijst moet nog worden aangevuld. Marianne doet dat en publiceert. Siebrand maakt nog een mailinglijst waarop alle individuele stukken kunnen worden rondgestuurd, en stuurt daar dan een mail over rond.

Bestuursrondje

MB zal voortaan een week voorafgaand aan BV een mail rondsturen met status culturele samenwerkingen naar het bestuur en de adviseurs cultureel erfgoed (Hay en MD). Belangrijkste ontwikkelingen afgelopen tijd:

• Tropenmuseum; MaartenB en Gerard zijn langs geweest, TM wil een gerichter project samen doen en komt met een shotlist van thema's en bijbehorende deelcollecties
• Nederlands Architectuur Instituut; is weer gesprek gaande; NAi heeft onlangs aangekondigd geen vergoeding voor gebruik van hun beeldcollectie te vragen, onderzoekt nu het gebruik van CC-licenties. Begin maart spreekt MaartenB met Petra van der Ree
• NL in Beeld/Saxifraga: MB is bij NL in Beeld langsgeweest - Geograph-achtig, Flora en Fauna. Hij laat vorderingen zien van het project. Veel vierkantjes zijn al "geclaimd" door vrijwilligers. Veel materiaal al beschikbaar. Lage resolutie is rechtenvrij (800x600px), hoge resolutie alleen op aanvraag beschikbaar. Nieuw materiaal onder zelfde model. Lage resolutie kan misschien naar Commons.

Paul: contact gehad met de kascommissie over rapportage naar de WMF. Er is over de fundraiser periode dagelijks gerapporteerd. Vanwege het overstappen op een nieuw administratiesysteem ligt hier enige achterstand in maandelijkse rapportages. De bal ligt nu vooral bij HLB. Controle kascommissie moet begin maart plaatsvinden. Paul gaat nogmaals maximale inspanning doen om de boel te versnellen.

Marianne is via MD betrokken bij uitzoeken rechten/opstellen vrijgave musea.

Marco heeft door ziekte bij diverse personen geen actiepunten kunnen uitvoeren.

Ingekomen stukken

Marianne heeft mooi boek binnen gekregen met foto's. Vanwege de slechte licentie wordt deze ritueel met respect opgeborgen. (A) Er zijn nog diverse kaarten en andere stukken binnengekomen, die zullen worden meegebracht bij het strategieweekeinde. (A)

Stand van Zaken

WP10 NL

Lodewijk is door diverse mensen benaderd over de organisaties, Marco loopt hierbij achter en pakt dit snel op. (A)

statutenwijziging & ANBI

Marco en Marianne regelen onderling het passeren van de acte voor de statutenwijziging. Marco publiceert link naar ANBI beschikking bij Belastingdienst op de Verenigingswiki, inclusief subtiele vermelding op de hoofdpagina.

Wiki Loves Bieb

MB: Openstaand punt is de batchupload van muZEEum, waar MaartenD momenteel geen tijd voor heeft. Plan is nu om het te gebruiken als leerproject voor nieuwe vrijwilligers die batchupload gaan doen. Er wordt aan een oplossing gewerkt door andere vrijwilligers hiervoor te werven.

Lodewijk stelt voor om nogmaals verder contact op te nemen met de bieb vlissingen, om te inventariseren wat de toekomstmogelijkheden zijn.

Verder is er contact geweest met het project Toen Leidschendam-Voorburg (http://www.toenleidschendam-voorburg.nl/welkom/) over hun losse wiki. Zij hebben wellicht interesse om bij Wikipedia aan te sluiten. Heb ze wat tekst en uitleg gegeven en de bal ligt nu bij hen.

Culturele Samenwerkingen

Er staat een actueel overzicht op de bestuurswiki. Dit wordt niet uitgebreid besproken of gepubliceerd in het kader van vertrouwelijke besprekingen.

Evaluatie fundraiser

• Lodewijk/Siebrand hebben fundraiserevaluatie gemaakt. Geen opmerkingen ontvangen en gemaild naar Chapters en Internal. Follow-up gehad van James Alexander. Hij wilde graag weten wanneer de onjuiste instellingen van de sitenotice waren gecorrigeerd zodat hij verder kan analyseren. Tot op heden nog geen verdere opvolging ontvangen.
• Marianne maakt afspraak met freelancer fundraiser, lodewijk voegt zich.

Stand van Zaken per e-mail

Deze punten worden in een straf tempo afgelopen.

Secretarieel

• Ledenbestand: Lodewijk heeft rond de 20e januari betalingen gecontroleerd en naar Marianne gestuurd. Lodewijk en Marianne stemmen dit onderling verder af. Er moet nog een lading herinneringen uitgestuurd worden. Marianne houdt de regie.

WP10: 13-15 januari

• Lodewijk: De bijeenkomsten zijn vrij goed gelopen. De opkomst was behoorlijk (schattingen lopen uiteen van 120-150 voor het event van zaterdag), en er zijn leuke resultaten geboekt bij de hackathon en bootcamp. Veel persaandacht geweest: kranten, radio en zelfs RTL Nieuws voor tienjarig bestaan. Er volgt evaluatie vanuit Kennisland.

CoSyne

• Volgende bijeenkomst is op 3 en 4 mei in Berlijn. Marco kan daar vermoedelijk heen.

Wiki Loves ???

Er waren gedachten over een andere "wiki loves" in de zomer, hier is nog geen vordering in gemaakt. Lodewijk verwacht niet dat hij hier voldoende tijd voor heeft om dit actiepunt te houden. Maarten gaat een brainstorm houden met Kennisland en zal evt een voorstel doen.

Wiki Loves Monuments 2011 EU

Lodewijk heeft update per email gestuurd. Zie http://commons.wikimedia.org/wiki/Commons:Wiki_Loves_Monuments_2011 voor de huidige kijk op WLM2011. MB heeft contact gehad met Nationaal Comité 4 en 5 mei, zij willen graag samenwerken met WLM. Lodewijk geeft aan dat hier vooral even met de vrijwilligers over overlegd moet worden voor definitieve stappen worden gezet. Marco: je kunt er ook nieuwe vrijwilligers mee betrekken, misschien niet puur van huidige vrijwilligers laten afhangen. Pad: bij vrijwilligers neerleggen om te kijken of er iemand is die het op wil pakken en of het al dan niet binnen het kader van Wiki Loves Monuments pakt, of dat het een aparte aanpak vergt, evt in een bredere community. (A)

Bestuursoriëntatie

Op 24 februari wordt een bestuursoriëntatie georganiseerd. Er moet op zeeeer korte termijn een email uitgestuurd worden, met gezochte competenties. Daaronder iemand die als gezicht naar buiten kan en wil optreden. Een van de competenties is betrokkenheid bij de gemeenschap. Ervaring met het aansturen van een non-profit professionele organisatie zou erg welkom zijn. Procedure moet kenbaar gemaakt worden aan de leden. Marco heeft de procedure op een sheet. José heeft ooit een profielschets voor een bestuurslid gemaakt. Marco tracht deze te vinden / reconstrueren. Marco schrijft een email over de procedure met uitnodiging voor een bestuursinteresseborrel. Siebrand zorgt voor een locatie. Marianne stuurt morgenavond de uiteindelijke uitnodiging uit. (A)

Overdracht en documentatie bestuurstaken Lodewijk

• Siebrand: Over twee maanden heeft Lodewijk geen zitting meer in het bestuur (heeft aangegeven zich niet verkiesbaar te stellen). We moeten NU aanvangen met het documenteren en overdragen van Lodewijk's taken om te voorkomen dat dingen enorm scheef lopen.

Lodewijk geeft een overzicht van de activiteiten die hier sowieso onder vallen. Vooral belangrijk dat de internationale kant nu al wordt opgevangen gezien de bijeenkomst in Berlijn. Siebrand wil die rol wel gaan invullen. Er wordt emotionele steun toegezegd waar nodig. Qua kennisoverdracht stellen de volgende personen zich beschikbaar.

• Internationaal - Siebrand
• Overzicht culturele samenwerkingen - MB
• Chapters report - Marianne (en iemand die bereid is om haar planning scherp te houden)
• Jaarverslag (Marianne)
• Strategie - Marco (samen met Siebrand)
• Wiki Loves Monuments
• Pers - kennis delen met Paul iig, meenemen in competenties.
• Fundraising - Paul & Marianne & Marco
• actielijstbewaarder/procesbewaker - Siebrand

Berlijn

Lodewijk vindt het niet juist om met nog één week te gaan namens WMNL naar de chapters meeting. Misschien gaat hij wel op persoonlijke titel, maar dan nadrukkelijk niet namens wikimedia nederland. Siebrand zal gaan gezien zijn commitment richting internationale samenwerking. Hij ziet ook Maarten en Marco als mogelijke kandidaten. Maarten kan niet vanwege persoonlijke planning. Marco kan waarschijnlijk niet. Paul kan en wil. Siebrand en Paul worden afgevaardigd.

• Lodewijk: Zie email over chapters meeting en wie erheen moet:
  • Wie moeten erheen Paul en Siebrand (als leden van de bestuursdelegatie) en Lodewijk (meer op persoonlijke titel)
  • Welk mandaat (er vinden uitgebreide discussies over bepaalde onderwerpen. Er moet een volledig mandaat zijn voor de beoordeling vd relaties tussen de vereniging en de WMF, verder worden er belangrijke standpunten ingenomen tav van de Fundraiser)

Over het mandaat wordt er op de volgende BV gesproken. Lodewijk zal een lijstje maken over de onderwerpen die mogelijkerwijs aan de orde komen.

Beleid rond domeinnamen

Lodewijk: Ik vind dat we hieromheen een beleid moeten ontwikkelen, tweeledig: 1) welke domeinen schaffen we wel aan, welke niet. 2) wie beheert de domeinen, en hoe. Ik zou graag willen voorstellen dat Siebrand een voorstel voor het tweede deel doet. Voor het eerste deel lijkt me dat we sowieso de domeinen blijven aanschaffen/beheren die direct verbonden zijn met de wikimediaprojecten binnen Nederland en België. Daarnaast voor eventuele projectwebsites zoals Wiki Loves Monuments en Wiki Loves Art als die in belangrijke mate door Wikimedia Nederland ondersteund worden. Ik stel voor niet mee te doen aan het "reserveren" van domeinnamen zoals dat in het verleden wel gedaan is van projecten die door mogelijke concurrenten kunnen worden opgezet, en alleen héél veel voorkomende spelfouten te reserveren (bij misbruik kan mbv het trademark daar toch worden ingegrepen). Siebrand: Ik zal een procedure op de bestuurswiki opnemen voor het technische deel en een functionele procesbeschrijving in het Nederlands en in het Engels op de verenigingswiki plaatsen.

Donatie aan WMF

• Lodewijk: Ik zou graag zien dat Paul hier een voorstel doet om in ieder geval het eerder toegezegde deel van de donaties over 2009/2010 aan de WMF te doneren, zodat dat kan worden afgesloten. Ik zou hier graag op de BV een definitief besluit over nemen.
• Paul: Een voorlopige berekening (zie e-mail) komt uit op EUR 73.212,68. Het kan iets lager uitvallen wanneer we niet alle inkomsten hoeven meerekenen maar alleen die gedurende de fundraiser zelf. Laten we op de bestuursvergadering even helder krijgen wat we moeten meerekenen, dan kan ik dat bedrag z.s.m. proberen over te maken, met de aantekening naar de WMF toe dat er wellicht een kleine correctie noodzakelijk is achteraf.

Besluit: dat de penningmeester het bedrag van €75.000 overmaakt naar de WMF als bijdrage in het kader van de Fundraiser 2009/2010 (in het kader van de donaties in de periode juli 2009 tot en met juni 2010).

Paul doet per e-mail een voorstel voor een eerste overmaking in het kader van de Fundraiser 2010/2011 dat wordt behandeld in de komende bestuursvergadering van 10 maart 2011.

Professionalisering

Huisvesting

Er ligt momenteel een interessant pre-aanbod vanuit Eindhoven op tafel. Marianne gaat achter een definitief aanbod aan. Lodewijk is in contact geweest met de Vrede van Utrecht die aan het zoeken is voor een concurrerende locatie in Utrecht. Hier zijn diverse mogelijkheden langsgekomen. Deze worden kort besproken. Siebrand heeft contact gehad met Kennisland (Amsterdam) als mogelijke locatie/partner. Er ligt een uitnodiging om hierover van gedachten te wisselen waar mogelijk een voorstel uit kan voortvloeien.

Maarten wil graag een overzicht van de criteria. Siebrand benadrukt dat hij het belangrijk vindt dat er snel een vestigingsadres is. Marianne wil ook vooral er snel vanaf kunnen. Marco wil graag een duidelijke lijst van de criteria. Het niveau van ontzorgen moet hoog zijn, zodat we daar geen kostbare tijd van vrijwilligers/professionals hoeven te besteden. Dichtbij bij openbaar vervoer/ goed bereikbaar Moet in principe 7/24 open zijn

We hebben een maand om voorstellen uit te zoeken en aan te dragen.

Opgebrachte breekpuntcriteria:

• Snel betrekbaar
• Toegankelijk voor vrijwilligers 24/7
• Snel ervanaf kunnen
• Ontzorgingsniveau
• Goed bereikbaar per OV

Marco gaat het bovenstaande lijstje compleet maken op http://bestuur.wmnederland.nl/Professionalisering

Op 10 maart wordt er besloten over de locatie

Strategie

Eind februari is er een strategieweekeinde. Daar wordt de agenda voor voorgelegd. Marianne wil graag nadrukkelijker de functie-omschrijvingen van de aan te nemen werknemers opnemen. Het vinden van goede mensen is erg belangrijk. Lodewijk geeft aan dat het wel belangrijk is om te beseffen dat we niet alles kunnen bespreken, en dat het misschien belangrijker is om in dit stadium een type onderwerp aan te houden binnen die meeting (langetermijn). Daar zou binnen het programma 3 a 4 uur voor nodig zijn om dit grondig genoeg te bespreken.

Marco: het is een operationele vraag, en daarom ook niet per se geschikt om in een strategieweekeinde te bespreken. De vraag is hoe je het maximale uit die groep kunt halen. Wel handig om de beslissing over die werving na het weekeinde te nemen.

Vacatures

Maarten biedt aan om samen met een ander bestuurslid een middag in te ruimen om een voorstel te schrijven qua functiebeschrijvingen. Er wordt een skype call ingelast om tot bijstellingen te komen, zodat er de volgende BV een daadwerkelijk besluit tot werving kan worden gegaan. (A) De volgende BV wordt er extra tijd ingeruimd om de procedures nader te bespreken.

ALV 15 januari

• relevante actiepunten:
  • Mailing lijst documenten (wacht op correcte wachtwoord voor mailman) - Siebrand
  • Passeren statutenwijziging - Marco

Kort Kort Kort

Declaratiereglement

• Lodewijk: Het declaratiereglement voorziet op dit moment niet in een duidelijke afhandeling van kosten bij buitenlandse reizen. Gezien de verwachte toename hierin (o.a. in het kader van workshops rond Wiki Loves Monuments, maar ook in het algemeen) zou ik willen voorstellen hierin voor buitenlandse reizen een per diem op te nemen zodat er minder gedoe is rond bonnetjes verzamelen bij maaltijden enz. Daarom het volgende voorstelbesluit:
  • Het declaratiereglement wordt aangepast om een standaard per diem in te stellen voor buitenlandse reizen namens de vereniging ter hoogte van 25 euro, naast overnachtings- en langeafstandsreiskosten. De penningmeester zal hier in specifiekere bewoordingen nadere invulling aan geven.

Aldus besloten.

Declaratiereglement II

Paul identificeert een probleem met allerlei elektronische tickets etc. gecombineerd met het feit dat de meeste mensen tegenwoordig niet meer regelmatig papieren afschriften ontvangen. Dit betekent eenvoudig dat niet in alle gevallen strikt aan de bepalingen in het declaratiereglement kan worden voldaan.

Er wordt gesproken over de mogelijkheden van falsificatie en afdrukken van elektronische bestanden.

Besluit: Als originele facturen worden ook geaccepteerd afdrukken van elektronische bewijzen van betaling die door de indiener met een handtekening gewaarmerkt worden. Deze aldus gewaarmerkte bewijzen worden met de orginele handtekening ingediend bij de penningmeester, vergezeld van een met de orginele handtekening ondertekend declaratieformulier waarin verklaard wordt dat alle stukken een getrouwe weergave zijn van de gedeclareerde financiële verplichtingen.

Declaratiereglement III

Paul stelt voor het volgende in te voegen in artikel 3 van het Declaratiereglement, als lid 5.

5. Persoonlijke declaraties voor reis- en verblijfskosten voor een enkele bijeenkomst die het bedrag van 150 euro te boven gaan, komen slechts voor vergoeding in aanmerking indien van deze bijeenkomst een kort verslag is gemaakt en dit op de website van de Vereniging is gepubliceerd. In dit verslag zal in ieder geval voldoende aannemelijk worden gemaakt dat het bijwonen van de bijeenkomst bijdraagt aan de doelstellingen van de Vereniging. Of een dergelijk verslag aan de genoemde voorwaarden voldoet, wordt namens het bestuur beoordeeld door de penningmeester.

Aldus wordt besloten.

Overige actiepunten

• Marco behandelt zondag zijn actiepuntenlijst.