Notulen20101114
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Agenda
- Opening
- Vaststellen agenda
- Notulen vorige vergadering
- Actiepunten
- Heb ik bijgewerkt. --MaartenB 14 nov 2010 10:26 (UTC)
- Bestuursrondje
- Stand van Zaken
- 20 november
- Cultureel Erfgoed
- RCE
- Contact met RCE is gelegd. 16 november ga ik met MaartenD en Bas v B langs. --MaartenB 14 nov 2010 10:26 (UTC)
- Overige contacten
- Naast RCE en Wiki Loves Bieb ben ik ook in contact met het Tropenmuseum en Biografisch Portaal voor een afspraak (beide nog geen datum). --MaartenB 14 nov 2010 10:53 (UTC)
- Nationaal Comite 4 en 5 mei
- Vanuit Beeld en Geluid heb ik met genoegen samengewerkt met het comite aan www.erfgoedinbeeld.nl. Toen ik tijdens een evaluatiegesprek liet vallen dat ik nu in het bestuur van WMNL zit, heeft de projectleider daar aangegeven dat hij graag de mogelijkheden wil verkennen om in samenwerking met Wikimedia "meer met hun database www.oorlogsmonumenten.nl te doen". Dit gaat om een database met 3500 oorlogsmonumenten in NL, dus lijkt mij erg interessant! --MaartenB 14 nov 2010 10:53 (UTC)
- Tweede Kamer
- RCE
- 10 jaar Wikipedia
- Wiki Loves Bieb
- Overdracht met Hay en Maarten geweest, niet bekend met verdere ontwikkelingen. Lodewijk 14 nov 2010 00:16 (UTC)
- Contact is gelegd via Hay. Heb vervolgens Kees Hamann laten weten dat ik graag afspraak. Wacht nu een datum af, tot nu toe nog geen reactie gehad. Bal lig nu eigenlijk bij hun, maar misschien moet ik die even proactief overnemen en nog een reminder sturen? --MaartenB 14 nov 2010 10:44 (UTC)
- CoSyne
- Leden
- Er is geen 100% duidelijkheid over wie er nu precies wel of geen lidmaatschap is opgezegd vorig jaar. Dit is niet goed verwerkt in de database. Ik stel voor dat we bij alle twijfelgevallen ervanuitgaan dat ze wel lid zijn. Daarnaast moeten betalingsherinneringen worden uitgestuurd, en Paul zal hier waarschijnlijk geen tijd voor hebben. Ik stel voor dat Paul mij weer de nodige gegevens toestuurt en dat ik dat verder afhandel. Lodewijk 13 nov 2010 23:04 (UTC)
- Fundraiser
- Agreement
- Hier is overeenstemming over, moet nu fysiek getekend en opgestuurd. Wie tekenen/sturen op? Ik stel voor dat we morgen dit gelijk afhandelen. Lodewijk 13 nov 2010 23:04 (UTC)
- Voortgang
- Siebrand: Samen met een aantal leden van de gemeenschap is de Jimmy Appeal vertaald. Uiteindelijk heeft Corinne daar nog eindredactie op gedaan en die versie is geplaatst. Bas had daar wat opmerkingen over en 1 van die opmerkingen heb ik doorgevoerd. Is een punt van zorg; ik zie niet hoe we de snelheid erin kunnen houden en de gemeenschap kunnen betrekken zonder Corinne bv. op IRC te laten komen - geen idee hoe zij dat ziet. In WP:K is de jaarlijkse klaagzang "wat zijn de banners groot en lelijk en hoe kan ik ze verbergen" begonnen. Niets bijzonders, voor zover ik kon zien.
- Technisch
- Siebrand: Fundraiser loopt. We ontvangen donaties via PayPal en iDEAL. Eigenlijk zouden we zowel PayPal als iDEAL-teugkoppeling in systeem willen hebben. Is niet gelukt. CiviCRM werkt niet met iDEAL, dus dat liep stuk.
- Siebrand: Donatiforumulier is aangepast. Opmerking is eruit gehaald. WMF had uitgevonden dat dit significante impact had op het aantal donaties. Voor ons dus ook weg. Verder nog meer kleine aanpassingen in de formulieren gemaakt.
- Siebrand: WMF vraagt over de eerste dagen dagelijks te rapporteren over de donaties (aantal en totaal ontvangen). Daarvoor heb ik toegang gevraagd tot de PayPal account bij Paul.
- Communicatie achteraf
- Waar we hier over na moeten denken is bedankmails/brieven en het opzetten van een maillijst voor iedereen die meer informatie wil blijven ontvangen over Wikipedia en Wikimedia. Ik stel voor die nieuwsbrief een driemaandelijkse te maken, waarin we enkele verwijzingen naar Wikimedia Nederland activiteiten opnemen, oproepen kunnen plaatsen en ook specifiek over Wikipedia berichten. Dit zou dan dus apart zijn van de WMNL-nieuwsbrief. Lodewijk 14 nov 2010 09:42 (UTC)
- ANBI
- Paul: In principe gaat Ineke Koele een aanvraag doen voor WMF, en het zou handig kunnen zijn dat voor WMF en WMNL tegelijk te doen. Naar haar idee kan het handig zijn nog dit jaar een statutenwijziging door te voeren, met terugwerkende kracht, om evt. in januari ontstane verplichtingen (vorige Fundraiser) ook af te dekken.
- Agreement
- Vrije Cultuur Conferentie
- Professionalisering algemeen
- Via de mail heb ik informatie doorgestuurd over de ruimteverhuurder voor creatieve/culturele ondernemingen in Utrecht (Sophies Kunstprojecten) en daar teven aan toegevoegd dat we eventueel ook een ruimte bij Sophies Kunstprojecten kunnen delen met Stichting Open Media (2-3 werkplekken). --MaartenB 14 nov 2010 10:44 (UTC)
- Verzekeringen
- Paul:Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering is nu in orde, meen ik. Voor bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering moet ik een formulier invullen en terugsturen
- Administratiekantoor
- Paul: Heb onze contactpersoon bij HLB Schippers ca. twee weken geleden laten weten dat we ingaan op het aanbod, zal daar binnenkort achteraan mailen
- Kort Kort Kort
- Visitekaartjes
- Siebrand: Van Hay bestanden ontvangen. Die werken alleen op Mac. Ik zou ook nog een rekening/offerte van een drukker ontvangen, maar dat is nog niet gebeurd. Ik wil graag weten wat de titels zijn van Siebrand en Maarten (hoewel ik geloof dat ze 'leeg' zouden blijven). Voor Hay ben ik 'm vergeten.
- Voor mij is leeg of "bestuurslid" prima. Voor Hay staat in de notulen dat we voor "'advisor to the board' o.i.d" zouden gaan. --MaartenB 14 nov 2010 10:44 (UTC)
- Digitaal Erfgoed conferentie (
- Ik ben gevraag om als bestuurslid deel te nemen aan een sessie met de (provocatieve) naam "Ontmoet de concurrentie" (7 december 2010). Volgens mij een mooie kans om mijzelf als WMNL aanspreekpunt voor erfgoedinstellingen te 'presenteren'. --MaartenB 14 nov 2010 10:58 (UTC)
- Visitekaartjes
- Upcoming
Notulen
Marco opent de vergadering om 14:30
aanwezig: Lodewijk, Marco (vz vergadering), Siebrand, Marianne (notulen)
Agenda
Er wordt een agendapunt ingevoegd aan het eind met 'ingekomen mededelingen'. Verder wordt de agenda vastgesteld zoals voorbereid.
Notulen
Lodewijk wil nog een aantal dagen hebben om de notulen aan te passen, daarna zet Marianne ze online. Marco geeft een enkele verbetering aan.
Actiepunten
De actiepunten worden doorgelopen. Marco zal de commissie auteursrechten bijeenroepen in januari. In november roept hij de commissie voor het tienjarig bestaan van Wikipedia bijeen. Siebrand wordt tweede contactpersoon voor PayPal gedurende tijd dat Paul drukbezet is. Lodewijk zal contact opnemen met Hay over zijn actiepunten. besluit Er wordt afgesproken dat iedereen twee dagen voor de volgende BV zijn actiepunten bijwerkt, zodat wij tijdens de BV tegen een actuele lijst aankijkt.
Bestuursrondje
Alle activiteiten van bestuursleden zijn bij Actiepunten behandeld of komen hieronder nog aan de orde.
stand van zaken 20 november
- Wiki Loves Monuments: Lodewijk licht openstaande punten toe. Er wordt een prijsuitreiking georganiseerd met miniconferentie, daar zijn ~40 aanmeldingen voor. Er komt een persbericht op dezelfde dag met de prijswinnaars van Wiki loves monuments.
- Culturele samenwerkingen:
- Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed: MaartenB heetf het contact weer opgenomen, en gaat binnenkort met enkele vrijwilligers langs.
- 4&5 mei: Maarten B. bouwt contacten met het comité 4 en 5 mei verder uit.
- Tweede Kamer: Marco blijft achter de lijst van (oud) tweede kamer leden aanzitten. Wanneer dat geen resultaat oplevert neem Lodewijk contact met de het parlementair documentatie centrum van de Universiteit Leiden. Marco blijft achter de foto's aan zitten, wanneer dat niet lukt kan worden gekeken of er een fotosessie kan worden georganiseerd in het parlement, de Eerste Kamer kan dan ook worden meegenomen.
- Erik Zachte heeft contacten met musea in Leiden voor de vrijgave van foto's voor Wikipedia. Lodewijk volgt dit verder op.
- 10 jaar wikipedia: Marco organiseert op 23 november een eerste bijeenkomst om activiteiten te plannen. Marianne reserveert Amershof vanaf 19h. Lodewijk is ook van plan te komen. Aankondigen dat reiskosten worden vergoed volgens het onkostenreglement. Rond 15 januari wordt een groter evenementgeorganiseerd. In mei/juni wellicht nog een event, dit mede ter beoordeling aan de commissie en vrijwilligers. Lodewijk heeft contact met de WMF die promotiematerialen kan opsturen die ze hebben laten produceren in het kader van 10 jaar Wikipedia.
- Wiki loves bieb: Marianne stuurt de e-mail op otrs van Goudanet en Voorschoten naar Maarten B. Hij kan dan contact opnemen met de mededeling dat zij op de hoogte gehouden zullen worden over een eventueel te organiseren bijeenkomst. Maarten heeft contact gehad met de OB Vlissingen. Hij heeft nog niets van hen gehoord, maar zal nog een reminder sturen voor een afspraak.
- CoSyne: Marco is in Heidelberg geweest. Er is een demo gemaakt van alle deelstukjes van alle participanten. 17 december dienen alle onderdelen ingeleverd worden. In maart zou er een eerste test met het integraal systeem zijn. Daarna zal er getest moeten worden, dat is waar Wikimedia in beeld komt. Marco heeft behoefte aan een contact met een techneut om te brainstormen, en krijgt suggesties. Er kan dan een nieuwe wiki opgezet worden. Marco vraagt zich af of er een interne wiki opgezet kunnen worden voor het testen. De nl.wikimedia.org draait bij de foundation, maar er kunnen eventueel aparte faciliteiten worden opgezet. We hebben een VPS, maar Siebrand wil een dergelijk experimenteel verhaal niet op de VPS hebben. Marco en Siebrand hebben samen contact over hoe dit aangevlogen moet worden. Marco wil de auteursrechtenlobby opnemen in CoSyne omgeving.
- Leden: Lodewijk en Marianne gaan samen aan slag om een beter beeld te krijgen van de ledendatabase. Lodewijk vraagt Paul om een dump van de betalingen om deze te verwerken. Lodewijk en Marianne gaan slag om een en ander voor eind november te regelen.
Fundraiser
De overeenkomst met de WMF hierover is duidelijk - moet nu worden ondertekend en opgestuurd. Er zijn al vrijwilligers flink bezig geweest om de oproep van Jimmy in goed Nederlands te gieten, Corinne heeft hier nog wat redactie op gedaan.
Discussie ontstaat over het benaderen van bekende Nederlanders voor de fundraiser. Een aantal namen passeren de revue. De mensen die betrokkenen in hun netwerk hebben benaderen de betreffende betrokkenen. Marianne maakt de overeenkomst met de freelancer in orde en monitort haar uren. Alle urendeclaraties en verantwoordingen zullen via haar gaan. Technisch maakt Siebrand een link om te monitoren hoe een banner het doet. De inspanning is voor Ideal niet al te groot.
Er wordt gesproken over het bedanken van de donateurs, Marianne zal Corinne de bedankbrieven/mails laten sturen. In principe worden bedankjes verstuurd via e-mail. Voor de mensen die hun e-mailadres niet opgeven, gaat het via de post. Lodewijk zoekt uit welk bedrijf deze snailmailpost vorig jaar verstuurd hebben.
We vragen Corinne een nieuwsbrief/oproep te schrijven, voor de mensen die vorig jaar gedoneerd hebben. Hay weet hoe een mailmanlijst aangemaakt moet worden met donateurs van vorig jaar. Lodewijk kan helpen met de instellingen om te voorkomen dat iedereen de adressen van de anderen ziet.
ANBI
Marco informeert bij de belastingdienst wat de status is, welke wijzigingen voor het verkrijgen van de status noodzakelijk zijn en of het nog zin heeft om nog dit jaar de statuten te wijzigen, of dat dit binnen de huidige procedure ook net na de jaarwisseling kan. Er worden enkele data afgesproken voor een mogelijke ledenvergadering in december voor een statutenwijziging vast mocht dat noodzakelijk zijn voor een tijdige afhandeling.
Vrije Cultuur Conferentie
Wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering ivm de afwezigheid van Maarten B.
Professionalisering
Marianne neemt contact met Paul op ivm status HLB Schippers. Siebrand en Lodewijk gaan een PIT maken, zoals vorige BV besproken; dat gaan wij gebruiken in de eerste vergadering in 2011. Maarten heeft input over mogelijke locatie rondgestuurd. Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering heeft Paul geregeld.
kort kort kort
Siebrand gaat aan de slag met het bestellen van visitekaartjes waar nog nodig.
Maarten zal een lezing houden bij de Digitaal Erfgoed Conferentie.
De volgende data worden voorlopig vastgesteld voor 2011. Hier kan nog wijziging in optreden: 6.1 | 10.2 | 10.3 | 7.4 | 12.5 | 9.6 | 7.7 | 11.8 | 15.9 | 13.10 | 10.11 | 8.12
Vergadering wordt gesloten om 18:29.