Notulen20100919

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Agenda

1. Opening
2. Vaststellen agenda
3. Vaststellen notulen vorige vergadering
4. Bestuursrondje
5. ALV oktober
6. Professionalisering
7. Fundraiser
   1. Technisch
   2. Sociaal
8. ANBI-status
9. Wiki X
   1. Nieuwjaarsborrel
   2. Community-activiteiten
   3. ...
10. Nieuwe projectmogelijkheden:
    1. Wiki Loves Artists? - wedstrijd voor kunstacademies
    2. Samenwerking NPO - zie email Syb Groeneveld
11. Kort Kort Kort
    1. Jaarverslag
    2. Domeinnaam
    3. Bestuursverzekering
    4. Nieuwsbrief
    5. Vrije Cultuur Conferentie
    6. Wiki Loves Monuments
       1. Uitreiking enz?
       2. Bedankjes vrijwilligers?
    7. Wiki Loves Bieb
    8. RCE-overeenkomst
    9. CoSyne
    10. Community middag
    11. GLAM_UK en FR - Maarten Dammers
    12. PediaPress - zie email Delphine
    13. presidium Tweede Kamer
12. Upcoming:
    1. Wiki Loves Monuments... (t/m 30 sept, + jury, uitreiking?)
    2. Wiki takes Haarlem (25 sept)
    3. Kennisland Kenniseconomie monitor (1 okt)
    4. Stamtafel Utrecht (6 okt)
    5. ALV (9 okt)
    6. Europeana (14/15 okt) -> MaartenD 1 middag
    7. State of Social Media Summit (28/29 okt)
    8. Fundraising (v.a. november)
    9. GLAM UK (26/27 nov)
    10. GLAM FR (3/4 dec)
13. Volgende vergadering

Notulen

Opening

Opening Lodewijk opent om 15:15 Aanwezig: Lodewijk, Marco, Hay, Paul, Marianne (notulen), Maarten B (op uitnodiging bestuur)

Vaststellen agenda

Het punt upcoming staat als reminder op de agenda en wordt niet behandeld nu. Iedereen laat weten waar hij naar toe gaat via de mail en zet het op de bestuursagenda op google. Na het punt ANBI-status wordt een extra agendapunt ingelast, te weten 'administratie'. De vergadering heeft niet de volgorde van de agenda/notulen gevolgd omdat Maarten en Hay later waren. De gevolgde volgorde was: Opening, Agenda, Notulen, Bestuursrondje, Fundraiser, ANBI, administratie, Proffessionalisering, ALV, Wiki X, Nieuwjaarsborrel, Nieuwe Projectmogelijkheden, KortKortKort, sluiting - Community Activiteiten komt uiteindelijk als apart punt te vervallen.

Vaststellen notulen vorige vergadering

Notulen worden per e-mail behandeld. Lodewijk stuurt de openstaande notulen nogmaals door. Volgende week zondag 26 september worden alle notulen die nog openbaar staan gepubliceerd door Marianne.

Bestuursrondje

Er zijn geen punten die niet al op de agenda staan.

ALV oktober

Er wordt besloten voor te stellen om het bestuur uit te breiden tot 7 personen om het bestuur meer slagkracht te geven ivm met de professionalisering etc. Hier is een reglementswijziging voor nodig, deze wordt geagendeerd. Het bestuur steunt de kandidatuur van Maarten Brinkerink en Siebrand Mazeland.

Marco zit de vergadering voor. De inhoud van de ALV wordt besproken. We kunnen, na het grantproces, $ 90.000 van onze donatie aan de WMF aftrekken in het kader van professionalisering. We gaan met HLB-Schippers in zee er wordt een fundraiser aangetrokken. We stellen voor in januari voorafgaand aan de Nieuwjaarsborrel een korte ALV te houden met een begroting voor 2011 omdat het niet reëel is om die nog in oktober vast te stellen.

Agenda ALV (niet noodzakelijkerwijs in deze volgorde) bevat zeker:

1. Bestuursverkiezingen
2. Stand van zaken/professionalisering
3. Fundraiser
4. Reglementswijziging (aantal bestuursleden verhogen naar 7)
5. Wikipedia's 10e verjaardag

Maarten kan niet bij de ALV zijn omdat hij dat in Berlijn zit voor zijn werk. We kunnen wel een Skype-verbinding organiseren zodat er toch interactie kan plaatsvinden. Lodewijk neemt de verenigingsbeamer mee. Formele uitnodiging moet zsm de deur uit. Iedere kandidaat maakt een korte beschrijving met biografie. Hay verstuurt de uitnodiging aanstaande donderdag 23 september. De informatie moet voor 23 september bij Hay zijn.

Professionalisering

Voorstel van Administratiekantoor wordt besproken. De offerte wordt goedgekeurd, er is daarbuiten wel behoefte aan enige verduidelijking. Mag het jaarverslag dat HLB-Schippers opstelt, gepubliceerd worden. Hoe makkelijk is het om gegevens te exporteren. Hoe zit het met de projectadministratie. Paul (en als het even mogelijk is Lodewijk) worden opgeleid om met het systeem van HLB-Schippers te gaan werken.

Fundraiser

Technisch

Technische verhaal voor de website van fundraiser. Lodewijk en Siebrand zijn op zoek naar een goed off the shelf product voor PayPal en iDEAL. Wanneer het ots-product niet snel in de lucht te krijgen is, dan knopen we de bestaande systemen aan elkaar. We verwachten dat het een paar duizend euro kost om de zaak in de lucht kan krijgen. Lodewijk en Siebrand nemen het voortouw. Hay wordt gevraagd om mee te kijken vanwege zijn ervaring uit vorig jaar.

Sociaal

Er moet een freelancer worden aangetrokken voor de fundraiser. Wat moet de fundraiser doen: Er moet een proces begeleid worden om goede sitenotices te krijgen - daarbij kan de community worden begeleid, aangemoedigd en geholpen. Er moet ook buiten het internet aandacht worden gegenereerd zodat het een breder iets wordt dan alleen de banner van Wikipedia. Denk hierbij aan persaandacht. Er moeten FAQ's uitlegpagina's enz geschreven worden, toegesneden op WMNL. Er moeten emails beantwoord worden.

Om de gemeenschap en leden te betrekken en hulp te krijgen wordt er een uur voor de ledenvergadering een discussie georganiseerd zodat er over de sitenotices kan worden nagedacht, kan worden overlegd over het vinden van vrijwilligers en communicatie kan worden gecoordineerd. Wanneer er behoefte is dan organiseren we een followup meeting.

We willen een freelancer hebben voor 5 'a 10 uur per week nodig gedurende een maand of drie. Marianne stuurt de freelancer aan. Freelancer moet planning inleveren. Er moet iedere week gerapporteerd worden.

Grootste deel van de tijd zal gaan zitten in het analyseren van de sitenotices en pagina's, verbeteringen aanbrengen, voorstellen enz., contacten met de media. Er is een fundraiser nodig die verstand heeft van een internetcampgane, er wordt gedacht aan mensen achter politieke campagnes.

Functieomschrijving:

1. moet teksten geschreven worden, danwel moet er voor zorgen dat teksten geschreven worden;
2. Site notices moeten geanalyseerd worden, dan wel moet er voor zorgen dat site notices geanalyseerd worden.
3. Campagne moet goed voorbereid worden. Campagne moet blijven lopen. Moet uitgevoerd worden zoals gepland.
4. Communicatie met de media.
5. Mediamix bepalen: Twitter, facebook,

Budget: 13 weken a 8 uur per week. Er wordt vooralsnog € 10.000 ex btw gereserveerd. Verder wordt er nog een potje onvoorzien gecreëerd. Wij houden rekening met de adviespercentages en CBF en ANBI qua maximum bestedingen aan fundraising. Het kalf moet een stuk kleiner zijn dan de koe.

Marianne gaat op zoek naar een partij die een fundraiser kan leveren.

ANBI-status

Er is nog geen uitsluitsel. Paul gaat checken hoe de vlag erbij hangt. De status is belangrijk voor de fundraiser. Als de zaken nodeloos vastlopen kan Marco proberen om de boel vlot te trekken.

Administratie

Er is geen actueel toegankelijke administratie van 2009 in verband met overdrachtproblemen van de back-up. De backup is wel aanwezig, maar kan niet eenvoudig geopend worden. Lodewijk en Hay gaan ondersteuning verlenen met het terugzetten van de back-up. Als de zaak niet werkend gekregen wordt neemt Paul op korte termijn contact op met de kascommissie. Voor 2010 zijn er geen onoverkomelijke problemen. In het kader van dubbele toegang en terugvalopties moet er een extra pashouder komen voor de ABN-AMRO rekening komen omdat Jose langdurig afwezig is. Lodewijk wordt ook gemachtigd voor ABN-AMRO.

Wiki X

Komende januari bestaat Wikipedia 10 jaar. Er worden enige ideeën over tafel gebracht qua activiteiten die in dit kader kunnen worden georganiseerd (puur brainstorm):

1. Aparte feestwebsite met youtube kanaal.
2. Hoe wikipedia mijn leven veranderde.
3. Wikipedia conferentie. (ism Kennisland?)
4. Logo voor 10 jaar Wikipedia in het Nederlands.
5. 24 uur wikipedia bewerken.
6. Hoogtepunten, geschiedenis van een artikel.
7. Freelancer aantrekken om de vrije cultuur conferentie te organiseren.
8. Anekdotes verzamelen. Bewerkers. Wie zijn de wikipedianen.

Wie gaat het vanuit het bestuur trekken. Wie gaat het coördineren. Marco wil een commissie opzetten en trekken. Op de ALV van oktober wordt er een oproep gedaan om leden voor de "feestcommissie" te werven. Volgende bestuursvergadering wordt het budget besproken.

Nieuwjaarsborrel

15 januari 2011 nieuwjaarsborrel, mede in het kader van 10 jaar Wikipedia. Dit valt mooi op een zaterdag.

Community-activiteiten

Dit punt vervalt omdat het al eerder is besproken.

Nieuwe projectmogelijkheden:

Wiki Loves Artists?

Een idee om in de serie Wiki Loves een nieuwe editie in te brengen, wellicht volgend jaar. Het gaat dan om kunstenaars te stimuleren afbeeldingen voor Wikipedia te maken onder een vrije afbeelding.

Samenwerking NPO

Lodewijk licht de regeling die per email was gestuurd toe, maar er is niemand die op de datum van de workshop kan, en het is niet realistisch op de korte termijn met een voorstel te komen. Lodewijk zal antwoorden dat we zeker geïnteresseerd zijn, maar de door NPO voorgestelde datum komt niet uit.

Kort Kort Kort

• Jaarverslag: Marianne laat 'm drukken via Timo.
• Domeinnaam: Marianne maakt een samenvatting in het Engels van de situatie voor Mike Godwin
• Website: Website moet gevuld worden. Homepage moet ingericht worden. Kalender met activiteiten. Hay stuurt iedereen een username en wachtwoord om op de website aan de slag te gaan.
• Verzekering: Bestuursverzekering is aangevraagd, maar status is nog steeds onbekend. Paul gaat er achteraan.
• Nieuwsbrief: Nieuwsbrief is pas verstuurd door Hay, waarvoor dank.
• Vrije Cultuur Conferentie wordt volgende bestuursvergadering geagendeerd.
• WikiLovesMonuments: Gaat heel goed, inmiddels (19 sept 2010) 5000 foto's ge-upload. Er zijn vier juryleden. In oktober wordt er gejureerd. In november uitreiking koppelen aan een wikimeet/miniconferentie. Cadeautjes voor vrijwilligers. We besluiten tot een leuke mok met een winnende foto. Het is een project dat wellicht in aanmerking komt voor een reprise. Rond de prijsuitreiking worden de vrijwilligers gepolst of zij ook voelen een reprise. Daarna wordt er in de BV een besluit over genomen.
• WikiLovesBieb: In Vlissingen wordt een pilot gestart. Kees Haman en Edward coördineren. Hay stuurt Marianne info. Maarten neemt Wiki loves bieb in principe over. Lodewijk wil Maarten ondersteunen.
• RCE: Marianne scant de overeenkomst en stuurt die naar OTRS. De contacten met RCE moeten doorgezet worden. Maarten wordt ingeschreven op de cultureel erfgoedlijst. Er moet een workshop georganiseerd worden zowel voor als door RCE/Wikipedia-vrijwilligers. Organiseren van de workshops en vrijwilligers. Maarten en Lodewijk pakken dit op.
• CoSyne: In de herfstvakantie is er een bijeenkomst in Heidelberg. Marco gaat er naartoe. Wanneer zijn onze deliverables. Marco stelt overzicht van de stand van zaken op.
• Communitymiddag: is al besproken bij WikiLovesMonuments
• GLAM/WIKI conferenties Eind november& begin december. Maarten D wil gaan. De vereniging vergoedt zijn reiskosten en de verblijfkosten voor de duur van de conferentie.
• PediaPress: zie email Delphine. Lodewijk vraagt Delphine om er over twee maanden op terug te komen.
• Tweede Kamer: Foto van ieder kamerlid op de wikipedia zou erg leuk zijn. Er zijn geen lijsten van de samenstelling van de Tweede Kamer. Marco pakt dit op.

Upcoming:

• Wiki Loves Monuments... (t/m 30 sept, + jury, uitreiking?)
• Wiki takes Haarlem (25 sept)
• Kennisland Kenniseconomie monitor (1 okt)
• Stamtafel Utrecht (6 okt)
• ALV (9 okt)
• Europeana (14/15 okt) -> MaartenD 1 middag
• State of Social Media Summit (28/29 okt)
• Fundraising (v.a. november)
• GLAM UK (26/27 nov): Maarten D
• GLAM FR (3/4 dec): Maarten D

Sluiting en volgende vergadering

Volgende vergadering 17 oktober 2010 in Eindhoven.