Notulen20100721

Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.

Deze pagina maakt deel uit van een archief. Gelieve deze niet meer te bewerken.

Woensdag 21 juli 2010, 21.00h Skype

Opening

Vergadering vindt ivm de vakantieperiode plaats via Skype. Aanwezig: Lodewijk (voorzitter), Paul en Marianne(notulen)

Mk zet de notulen van mei en juni online. Nieuw agendapunt ‘komende alv’

Bestuursrondje

Marianne heeft een bespreking gehad met het Amsterdams Historisch Museum en Kennisland over het beschikbaar stellen van hun fotomateriaal + (verrijkte) metadata met catalogusinformatie. Marianne zet een en ander hierover in een e-mail.

Marianne neemt verder contact op Het Nationaal Archief voor de juridische ins en outs over het beschikbaar stellen voor hun materiaal.

Lodewijk is aan de slag met Wiki loves monuments.

Lodewijk heeft tijdens Wikimania contact gehad met Erik Moeller en Rand van de WMF over de fundraiser. Voor fundraising hebben we volgens hun vooral een communicatiepersoon nodig in plaats van een hardcore fundraising specialist.

Administratiekantoor moet geregeld worden. Paul pakt dit zsm op in de komende 1 à 2 weken met HLBS.

Verder wordt er een bestuursverzekering gesloten. Andere verzekeringen worden afgesloten als we ze echt nodig hebben.

De afgelopen ALV

Hay moet de (ruwe) notulen van de laatste ALV nog online zitten. Lodewijk stuurt hem nog een mail met reminder.

De nieuwe ALV

De ALV voor dit najaar is vastgesteld op 9 oktober. Lodewijk stuurt nog een mail binnen het bestuur om te checken of de datum nog klopt. Als het uitkomt zou het fijn zijn de begroting 2011 aan de orde te stellen.

Er staat een bedrag gereserveerd om aan de WMF te doneren zodra dit realistisch mogelijk is. Er moet nog wel duidelijk worden hoe de $90.000 die voor professionalisatie in overleg met de WMF is vastgelegd over de verschillende jaren verdeeld kan worden.

Aangezien Hay aangegeven heeft dat hij terug zal treden per 9 oktober, moeten er verkiezingen worden uitgeschreven. Er gaan wat namen over tafel, en Lodewijk zal polsen voor interesse.

Begroting 2010

Moet aangepast worden ivm de grant van de Foundation. Lodewijk wil een gelijke verdeling over de WMF-boekjaren 2010/2011 en 2011/2012. Ronald Bijl adviseerde om op de schrijven wat we gaan doen en dat te sturen aan de Belastingdienst. Paul neemt contact met de Belastingdienst over wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn. Lodewijk zal met de WMF afstemmen wat de mogelijkheden en moeilijkheden zijn qua donatie.

Professionalisering

Allereerst moet het administrieve deel geregeld zijn. Dan kan er een freelancer voor de fundraiser worden aangetrokken, mogelijk zowel voor het communicatieve als technische deel. Paul controleert wat er met ons iDEAL abonnement allemaal mogelijk is qua periodieke donaties.

Voor de fundraiser is een website nodig waarop donaties kunnen worden gedaan: een transactie zonder tegenprestatie (dit is niet standaard voor iDEAL). Uiteraard moet dit veilig zijn. Er moet gekeken worden hoe omgegaan wordt met evt fraudegevallen. Voor de specificaties moet er wederom een up-to-date handleiding worden aangevraagd bij de bank. We hebben al een dedicated server. De PayPal-kosten zijn relatief hoog, maar de foundation heeft een verlaagd tarief bedongen. Lodewijk neemt hierover nog contact op met de Foundation. Paul controleert ook wat de huidige abonnementskosten enz zijn.

In oktober is er een ALV, dan kan ook een plan worden voorgelegd voor verdere uitrol professionalisering.

Voordat we een fundraiser aanzoeken moet er een lijst met functie-eisen + beschrijving van de functie opgesteld worden, indicatie aantal uren. Eis moet zijn dat er een VAR-verklaring is.

Marianne neemt informeel contact op een potentiële kandidaat, maar wij vragen ook op de site naar potentiële kandidaten en de nieuwbrief. Marianne zorgt voor de voortgang. Er wordt afgesproken de opdracht niet onderhands te verlenen maar na oproep.

Ledenadministratie

Er moet een reminder rondgestuurd worden voor de contributiebetaling. Paul moet eerst toegang hebben tot de ING-rekening om te kunnen checken of mensen niet al betaald hebben.

ANBI status

Paul gaat achter de ANBI-status aan, en Lodewijk kijkt mee.

Wiki loves monuments

Lodewijk heeft dit opgepakt. Marianne staat ook ingeschreven op de erfgoedlijst. Lodewijk heeft vijf dagen geleden een to do lijst rondgestuurd. Er moet nog veel aan de website gedaan worden, dit ligt bij Bas en Andre. Maarten regelt een direct uploaden naar Commons via een vereenvoudigde interface. De massa-uploadtool Commonist is niet erg praktisch in gebruik, verbeteringen hierin zijn gewenst. Er moet een eenvoudige manier komen om het rijksmonumentennummer op te zoeken. Er wordt hier al aan gewerkt en er is ook een prototype op het erfgoedaccount op de toolserver. Er staat al iets op de wiki/ Paul stuurt een link.

Richting de community is nog weinig gecommuniceerd. Qua prijzen gaan wat gedachten over tafel, en moet er gekeken worden wat er kan worden aangeboden. Mocht het niet lukken dan kunnen we in ons eigen budget kijken.

Lobby

Wachten op verslag van Marco van de vergadering laatst; agenderen voor volgende vergadering.

Kort kort kort

1. verslag gesprekken op Wikimania door Lodewijk – zie mail
2. Chapter selected board Seats (Phoebe Ayers en Arne Klempert zijn geselecteerd )
3. Bibliotheken en Glam; op de agenda voor de volgende vergadering
4. Jaarverslag oplage ca 200 a 300 marianne checkt bij een drukker. We laten het financiële deel er uit. Het financiële verslag wordt gepubliceerd op de website als pdf. Krinkle kan het dan opmaken en kan gepubliceerd worden. Actie Marianne.

Volgende vergadering

15 augustus 2010 (Marianne is dan afwezig ivm vakantie)

Lodewijk sluit de vergadering om 23:21.