Notulen20100523
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Bestuursvergadering zondag 23 mei 2010 Eindhoven. 18.00
Opening
Bestuursvergadering 23 mei 2010
Aanwezig: Lodewijk, Hay, Paul, Marianne (notulen)
Lodewijk opent om 16:30
Vaststellen Agenda
Toegevoegd aan de agenda: Wiki loves monuments, ledenbestand, sms-donaties, 4/5 mei project.
Vaststellen notulen bv 25-04-2010
Notulen worden vastgesteld na twee kleine wijzigingen van Hay.
Bestuursrondje
Bristol fundraising meeting. Lodewijk en Jose zijn hier namens WMNL naartoe geweest. De Foundation wil chapters meer verantwoordelijkheid gegeven waar ze dat aankunnen. Er moet beter worden omgegaan met de donoren, meer follow-up, meer pers, betere database. Foundation komt met een self-assessment voor de chapters, op basis daarvan kan dan gekeken worden naar de verantwoordelijkheden voor komend jaar. Foundation wil naar een 50/50 verdeling. Zie het verslag op de bestuurswiki.
Lodewijk heeft gekeken naar mogelijke kantoorlocaties, maar er moet nog veel gedaan worden aan de professionaliseringssetup. (draaiboek overdracht financiën (Paul), secretariaat (Marianne))
Paul is bezig geweest om de bankzaken in orde te maken. Is flink van het kastje naar de muur gestuurd. José en Paul gaan naar de ABN-AMRO voor de overdracht.
Hay is gaan eten met Liam van WM-Australië. Liam is Wikipedian in residence in het British Museum, en zoekt samenwerking. Er is een wedstrijd uitgeschreven voor artikelen over hun objecten, de vraag is of we daarbij kunnen helpen. Wanneer Liam iets concreets heeft dan zetten we het in de nieuwsbrief. We bewaren het idee voor NL-musea tot we meer tijd hebben een en ander uit te werken.
Professionalisering
We hebben een werkplan, als we een kick off subsidie krijgen van WMF, dan kan het uitgebreid worden. Fundraiser-expert inhuren, met het nieuw fundraising agreement (WMDE heeft een fundraiser ingehuurd voor 25 uur per week). Er zijn mogelijkheden zat om de activiteiten uit te breiden, een aantal suggesties van Lodewijk: meer wikimeets, backstage tours bij musea en andere instellingen, outreach ouderen project en voor andere groepen.
Professionele organisatie opzetten die zich zelf kan bedruipen, die grotere sponsoren kan aantrekken, meerdere inkomstenbronnen kan aanboren, efficiëntere subsidie-aanvragen kan doen, projecten kan coördineren, professionele lobby kan ondersteunen, professionelere uitstraling pers, etc.
Lodewijk, José en Marianne gaan hier mee aan de slag.
Marianne kijkt naar voorwaarden voor organisatiestuctuur bij ANBI.
Paul maakt een overzicht van donaties en de kosten voor de afgelopen fundraiser en berekent wat er volgens het agreement wel en niet vrij besteed kan worden. Tzt moeten er updates worden gestuurd naar donateurs - er moet uitgezocht worden welke gegevens er precies beschikbaar en nodig zijn. Hay en Paul steken de koppen bij elkaar om tot 1 gegevensbestand te komen.
Voor Pay-Pal zijn waarschijnlijk lagere kosten mogelijk vanwege een overeenkomst van de WMF met PP. Paul en Lodewijk leggen contact via Rand om te kijken of we korting kunnen bedingen via de Foundation.
SMS contract. WMDE heeft op de homepagina een oproep voor eenmalige SMS-donaties, en dit geeft significate inkomsten. Er moet gekeken worden in hoeverre dat ook hier mogelijk is. Wij willen af van de Targetpay overeenkomst, waarbij de SMS-donaties via abonnement gaan - en niet eenmalig. Hay stuurt een digitale kopie van Targetovereenkomst naar Marianne en naar Paul. We moeten op korte termijn uitzoeken wanneer de termijn van de ovk verloopt.
Privacy
We zeggen MyEmma op. Paul neemt actie. Marianne maakt een verslag van de privacy-overwegingen voor de ledenvergadering.
De accountspagina op de bestuurswiki met de toegang tot de diverse gevoelige informatie wordt aangepast conform het voorstel van Lodewijk.
Jaarverslag
Jaarverslag. Hay schiet Krinkle aan en houdt een vinger aan de pols.
Chapter selected Board Seats
Lodewijk mailt het bestuur wanneer er een formeel standpunt moet worden ingenomen. Eind deze week ligt er een definitieve kandidatenlijst. Dan zullen wij een standpunt gaan innemen over welke kandidaten we gaan steunen. Er staat een analyse op de bestuurswiki.
Bibliotheken
1 juli 2010 is er een afspraak voor een voorlichtingsmiddag aan culturele instellingen. Er worden twee folders gemaakt voor culturele instellingen voor scholen. Ziko zou kijken naar de folder, hij heeft de folder aangepast aan de Nederlandse situatie. Hay communiceert met onze contactpersoon bij de bibliotheek in Vlissingen.
Wiki loves monuments
We hebben weinig zicht op het proces. Maarten Dammers schrijft software en het is nog niet af. Er wordt een een IRC-meeting gehouden. José houdt de vinger aan de pols en komt hier de volgende vergadering op terug.
GLAM (Galleries, Libraries, Archives & Museums)
Hay heeft bij het Tropenmuseum geïnformeerd en er is alleen beschikbaarheid eind oktober. Is erg kort dag. Moeten dan een professional inschakelen. Past het binnen het budget? Hay mailt de offerte van het Tropenmuseum door. Op de bestuurswiki staat een overzicht van de conferentie.
Ledenvergadering
Uitnodiging moet minimaal een week voor de vergadering eruit, liever eerder. De vergadering wordt gehouden op 26 juni in plaats van begin juni. Marianne stuurt Hay een actueel ledenbestand. Hay neemt contact op per telefoon met Marco en José of zij dan ook kunnen en Hay regelt een lokatie. Mogelijke onderwerpen voor de agenda: Professionalisering, Privacy, Auteursrecht Lobby, Projecten, Paul komt nog met een ge-update zinvolle begroting met sceneario’s (met subsidie van de Foundation en zonder update van de Foundation) + update van het jaarverslag. Financieel verslag.
Kort Kort Kort
Marianne stuurt Hay nieuwsbrief-update over de lobby-bijeenkomst
Domeinnaam: Marianne maakt een stappenplan in het Engels. Zij wordt in het contact gebracht met Mike zodra dat klaar is.
ANBI Brief belastingdienst. Marianne zet de brief met het verzoek om meer informatie op de bestuurswiki en coördineert met Paul een antwoord voor 14 juni.
Groenboek over creatieve industrie. Deadline eind juli, Lodewijk stuurt suggesties rond. Het wordt ingebracht bij de lobby-bijeenkomst
Contributie/ledenbestand: Ledenbestand beschikbaar bij Paul/Marianne/Hay. Paul meldt Marianne welke leden betaald hebben.
Vier/vijf mei. Hay is met Mark Bergsma en José bij Beeld en Geluid geweest die een App ontwikkeld hebben om informatie op te vragen bij een monument en er aan kan toevoegen bv foto’s. User generated content voor Monumenten. Er moet ook een website bijkomen. We kunnen samenwerken bv Wiki loves monuments. Eerste versie bestaat alleen uit oorlogsmonumenten. Maarten Dammers heeft een e-mail gestuurd met meer info.
Opzeggingen: Soleus en MyEmma. Paul maakt een overzicht. Soleus moet ook betaald worden. MyEmma wordt ook opgezegd. Hay heeft Dreamhost opgezegd.
De diverse domeinnamen komen volgende keer op de agenda.
Afsluiting
Volgende vergadering 20 juni 2010, in Eindhoven.