Notulen20091024
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Algemene Ledenvergadering zaterdag 24 oktober 2009
Aanwezig: Piter, Marco, Mark, Lodewijk, Hay (notulist), Gerard, Ad, Bernard, Erwin, Berend, Ziko, Bas, Rik, Maarten, André, RonaldB (verlaat de vergadering om 17.00)
Afwezig met melding: José
Vaststellen agenda
Vervangend voorzitter Lodewijk opent de vergadering om 13.45 en deelt mee dat José helaas niet aanwezig kan zijn en dat hij daardoor de vergadering zal voorzitten. Er volgt een kort rondje waarin iedereen zich voorstelt.
De ALV stelt de agenda vast.
Goedkeuren notulen
De ALV keurt de notulen goed.
Stand van zaken
De verschillende activiteiten worden kort toegelicht:
Wikilounge
Dit was een serie lezingen over Wikipedia in het kader van het lustrum van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG), georganiseerd door Piter en Esther Hoorn. Er waren rond de 30-40 bezoekers tijdens de lezingen.
Zomerse BBQ
Lodewijk vertelt kort over de door de vereniging georganiseerde barbecue in Eindhoven.
Auteursrechtenlobby
Er is op 18 juli een bijeenkomst geweest in Brussel met verschillende chapters die zich ook bezighielden met het Groenboek. Marco is erbij geweest. De insteek was vooral om een gezamenlijke visie te ontwikkelen over verdere lobby-acties. De reactie op het Groenboek zoals geschreven door WMNL bleek een goede basis te zijn voor verdere discussie. Een belangrijk punt tijdens deze sessie bleek te zijn dat het lobby-onderwerp voor de gezamenlijke lobby exclusief auteursrecht moest zijn, en niet bijvoorbeeld bescherming van minderjarigen (wat wel een onderwerp was binnen het Groenboek).
Een ander punt was dat het voor een gemiddelde gebruiker makkelijker moet worden om te kunnen onderscheiden welke werken wel en niet nog auteursrechtelijk beschermd zijn.
Ziko merkt op dat Wikimedia DE vragen heeft opgestuurd tijdens de verkiezingen aan alle partijen en en daar interessante citaten heeft uitgekregen. De verkiezingen in Nederland zijn pas in 2011, dus het zou interessanter kunnen zijn om te kijken of we inbreng kunnen hebben in de programmacomissies. Marco: ons belang zit vooral in het makkelijker maken van de huidige regels voor eindgebruikers in plaats van het veilig stellen van de regels voor de contentpartijen.
Wikimedia Nederland participeert ook in het schrijven van een antwoord op een enquête van Europeana.
Maarten vraagt of ook het panoramarecht een onderwerp is wat WMNL wil gaan behandelen en voor wil lobbyen. Lodewijk legt uit dat we ons minder richten op de lange termijn, maar vooral op praktische zaken, waar panoramarecht inderdaad onder valt.
Translation rally
WMNL heeft een bedrag van 1000 euro ter beschikking gesteld voor translationwiki.net om user messages te vertalen. Gerard licht deze subsidie kort toe en vertelt over de enthousiaste ontvangst van het geld binnen het project.
Wikiportret 2.0
Gerard suggereert dat de boodschappen ook in translatewiki.net kunnen. Rik: de Universiteit Utrecht wil graag dit soort projecten laten doen door studenten. Maarten: kijk ook goed naar de lessen die getrokken kunnen worden uit het Israelische Pikiwiki project.
Workshops
Het idee is om in november-december dit jaar een workshop te houden. Piter geeft aan dat er een pagina is op onze verenigingswiki om je aan te melden en suggesties te geven. Hay licht toe dat er ook een ander project gaande was om leken te informeren, maar dat dit voorlopig in de ijskast is gezet vanwege gebrek aan belangstelling. Piter meldt verder dat hij bezig is met een workshop voor werknemers van Tresoar, een Fries cultureel centrum.
Open Beelden
Maarten: vraag Michael Dale voor ondertiteling bij het usability initiave.
Wiki loves art
Tropenmuseum
Gerard meldt dat het Tropenmuseum van plan is om kaarten vrij te geven. Bas: zijn er voorbeelden van musea die ook iets terugkregen qua informatie? Lodewijk: ja, bij het Bundesarchiv stijgt de vraag naar reproducties omdat ze op Wikipedia te zien zijn en er zijn ook regelmatig correcties en personen getagged op bestaande foto's.
CoSyne
Marco vertelt over dit project waarvoor een subsidieaanvraag is ingediend bij de Europese Unie. Het idee van Cosyne is dat Wiki-pagina's direct vertaald kunnen worden bij een bewerking. Er zijn meerdere internationale instituten bij dit project betrokken.
Activiteiten 2010
Hay vertelt kort over wat er het afgelopen jaar is gebeurd en geeft aan dat er wel een plafond lijkt te zijn voor wat er mogelijk is qua mankracht binnen het bestuur en de vrijwilligers. Lodewijk vertelt over de cultureel erfgoed conferentie die voor april is gepland. Bas: Jeroen van der Vliet vanuit Digitaal Erfgoed Nederland is ook geïnteresseerd in dit soort conferenties.
Ronald: destijds hebben we gekozen voor de leden. Waarom is er dit jaar geen conferentie voor de leden? Dat is juist heel jammer dat dit niet doorgaat. Mark: dit is precies het plafond waar we tegenaan lopen. Ronald: er komen dingen langs, maar de vraag is wat je moet pakken of niet. Juist de community begint gaten te vertonen. Lodewijk: dat moeten we ook blijven stimuleren. De WCN ging niet door omdat er te weinig kwam vanuit de community, daarom was juist het plan om deze WCN te splitsen in communitydeel (in november) en in april de GLAM conferentie. Doe iets voor de community! Erwin: wie zijn dat dan? Mark: wat ik heel moeilijk vind is om duidelijk te maken waar wij voor staan, vooral richting donateurs. Ronald: ik bespeur een beweging richting outreach. Mark: dat klopt, want wij hebben geen tijd voor andere dingen. Marco: het ontbreekt ons aan andere mensen. Erwin: hoeveel actieve leden zijn er? En hoe ga je die mensen activeren?
Ronald: voor veel mensen is wat de vereniging nu doet een ver-van-mijn-bed-show, bij de community gaat het over hun hoofd heen. Rik: zorg voor meer actieve leden, maak concrete taken bekend. Bijvoorbeeld via een jobboard. Gerard: wat ik doe met het Tropenmuseum is iets wat niet iedereen kan doen. Zorg ervoor dat activiteiten concrete taken worden. Marco: het klassieke model waarin mensen een functie gaan doen is aan slijtage onderhevig. Het echte probleem is dat je grote klussen in delen moet indelen, want één iemand die alles doet is niet mogelijk. Maar om dit georganiseerd te krijgen heb je meer menskracht nodig. Ad: wat jullie ons vragen: geef ons het recht om 'Nee' te zeggen tegen klussen. Dingen hebben soms tijd nodig. Als er geen leden zijn die een BBQ willen organiseren dan is daar blijkbaar geen draagvlak voor. Ronald: vraag mensen gericht, er is niks mooier dan de eer om gevraagd te worden voor dingen.
Bas: ik ben eigenlijk heel positief over wat er allemaal gebeurt. Piter: maar er kan nog veel meer. Een voorbeeld is b.v. het erfgoedproject: dat wordt zowel gedragen door de community en door de vereniging. Andre: het eerste wat José tegen mij zei is: ga je dan mee? Erwin: we benaderen het als een probleem, maar het is een uitdaging. Het is lastig om te ontdekken wat je kan doen binnen de vereniging. Mensen moeten kenbaar maken wat ze graag willen doen, zodat ze makkelijk benaderbaar zijn. Ad: maak duidelijk dat je 500 uur niet leuk werk hebt te besteden, dus zoek vijf mensen die 100 uur willen besteden. Berend: in Wikinomics (boek) wordt dit fenomeen ook beschreven. Alles wordt uitbesteed aan kleine bedrijfjes. Piter: het belangrijkste is prioriteit, tegen welke dingen moet je ja en nee zeggen? Wat moet de vereniging laten liggen en oppakken. Marco: ik sluit me aan bij Ad qua activiteiten door vrijwilligers. Maar je moet niet onderschatten dat er dingen zijn waar je je voor jaren aan moet committeren.
Ad: de discussie gaat richting moeten we een kantoor hebben met partimmers. Als bestuur is het grote voordeel dan dat je gewoon dingen kan uitzetten richting het kantoor. Ronald: je bent aan het omdraaien. Hoe houd ik de vereniging in stand? De focus moet niet liggen op de vereniging, maar op de community. Ad: de belangrijkste activiteit is de conferentie. Ronald: als er een kantoor is heb je geen vrijwilligers meer nodig. Mark: als we willen blijven doen wat we nu doen moeten mensen gewoon onder kantoortijd bellen. Ronald: het model is dan vaste lasten en we weten allemaal hoe dat gaat. Marco: wat is het verschil met het Rode Kruis? Berend: juist vrijwilligers kunnen ontzettend veel werk doen, en doen meer dan partimmers. Hay: dat klopt, maar juist saaie klussen wil je niet aan vrijwilligers geven, daar kun je mensen voor betalen. Piter: het draagvlak moet komen vanuit de community, maar juist secretarieel werk kun je prima uitbesteden. Bas: waarom doe je het niet zoals je het nu doet? Piter: dan kan Wiki loves art niet nog een keer. Marco: we lopen vast op dingen die iedereen leuk vindt. Marco: als je wilt dat een aantal dingen blijven gebeuren, dan moet je een strategie hebben voor meer jaren. Zoals het nu gaat gaan dingen ad-hoc of vanaf buiten, of je daar mee uiteindelijk iets opbouwt is nog maar de vraag. En dan ga je toch richting professionalisering zoals Ad aangeeft.
Maarten: als je over vijf jaar kijkt moet je eerst naar binnen kijken. Voor de rest: doe activiteiten waar je quick wins krijgt met weinig investering vanuit onszelf. Maar het blijft altijd een tweestromenbeleid. Gerard: je moet mensen meer in het zonnetje zetten die meewerken. Ik blog altijd over mensen die dingen doen die goed zijn. We moeten veel meer mensen bedanken voor wat ze doen. Ronald: dat is aardig, maar je ontmoet heel veel tegenstand. Het is belangrijk dat er een strategie komt voor de komende vijf jaren. Berend: Martijn Aslander zegt: je kunt mensen alles vragen, je moet ze probleemeigenaar te maken. Op die manier kun je ook prima mensen een dag achter de telefoon zetten. Ziko: voor bepaald (secretarieel) werk wat je 'moet doen' kun je prima parttimers inschakelen. Juist mensen die je moet bedanken of moet administreren kun je prima zo doen. André: je kan al het administratieve werk ook uitbesteden. Of kijk ook naar andere organisaties waar je samen mee kan werken. Je kan ook samen met andere organisaties een kantoor hebben. Hay: volgens mij moet je een onderscheid maken tussen projectwerk en administratief werk. Het eerste kan gedaan worden door vrijwilligers, het tweede kan prima worden gedaan door een parttimer. Ronald: een vijfjarenplan is niet meer van hetzelfde. Het is geen extrapolatie.
Marco: ik probeer het samen te vatten. Er zijn een hele boel dingen verteld, ik heb daarvan niet gehoord wat er in 2009 is gebeurd en wat er niet had hoeven te gebeuren. Er zijn twee dingen die moeten gebeuren: community (daar moet je dingen voor doen want dat is belangrijk) en het actief maken van je leden (hoe heet je leden welkom, hoe betrek je ze, hoe bedank je ze). Er is gesignaleerd dat als je niks doet dat je dan volgend jaar niet dezelfde discussie krijgt. Dan moet je ook nadenken over hoe je op bepaalde punten professioneel ondersteuning krijgt.
Hoe gaan we dit nu verder brengen: we willen dit nog dit jaar afronden. En hoe gaan we dit volgend jaar oppakken. Ook de bestuursvorming is hier van belang. Want die mensen moeten er wel bij passen. Bas: ik ben bang bij betaalde medewerkers dat een kantoortje een eigen leven gaat leiden.
Activiteiten
Lodewijk geeft een korte opsomming.
Begroting 2010 eerste versie
Mark: er is een ding weggevallen aan de rechterkant: onder totaal overige uitgaven had nog moeten staan: 6000 euro in 2010. We zijn van bank veranderd naar ABN onder meer vanwege iDEAL integratie. Dit zal ook van belang zijn tijdens de fundraiser. De inkomsten zijn een stuk hoger omdat alle inkomsten van de fundraiser bij ons binnen komen. Ronald: waarom staat het in 2010, terwijl het grootste deel in 2009 binnenkomt? Mark: het boekjaar van de WMF valt anders, dus vandaar dat wij ook in 2010 boeken. Mark: al het geld vanuit Nederland komt nu bij ons binnen volgens een 75/25 verhouding. Het bedrag van 2009 staat er niet op omdat in mei deze begroting is vastgesteld. Marco: het boekjaar kun je niet verplaatsen, want dat doet niemand in Nederland. Mark: iedereen wordt bedankt die een donatie doet, dat is een verplichting vanuit de WMF. Alleen natuurlijk niet als mensen geen gegevens achter laten.
Ad: hoe ver zijn jullie met de ANBI-status? Mark: druk mee bezig geweest, we hebben al een fiscaal nummer ook al wisten we dat niet. Kantoor Den Bosch is nog bezig, de vraag is of we dat voor het eind van dit jaar al hebben. Het duurt 8 weken.
Ronald: de keerzijde van dit beleid is wel dat mensen de vereniging niet kennen. Marco: maak het vooral eenvoudig, daarom is deze manier goed en zullen we hier meer geld via krijgen.
Erwin: waar valt de ALV onder? Mark: geen idee.
Ronald: moet je niet de complete kosten voor de GLAM conferentie op de begroting zetten? Marco: op dit moment weten we gewoon niet wat dat is.
Voorstel Mark: eigen bijdrage bij de conferentie vrij cultureel erfgoed onder voorbehoud van subsidie van 30.000 euro, met een bijlage van de begroting van die conferentie.
De ALV accepteert de begroting met de wijziging die Mark heeft voorgesteld.
Donateursbeleid
Er moet een minimumbedrag komen voor het donateurschap. Marco stelt voor om dit minimumbedrag vast te stellen op 30 euro (gelijk aan lidmaatschap), en dit zijn dan donaties van natuurlijke personen of eenmansbedrijfjes. Verder vragen we de volmacht om hogere bedragen te gebruiken voor grote organisaties.
De ALV gaat akkoord met het voorstel van Marco: het minimumbedrag voor donateurs wordt gelijk aan het lidmaatschap (30 euro) en het bestuur mag voor rechtspersonen hogere bedragen vragen.
Bestuursverkiezingsprocedure
Marco presenteert een voorstel op hoofdlijnen voor een nieuwe procedure voor de bestuursverkiezing.
De ALV is het eens met de voorgestelde presentatie van Marco.
Strategic planning
Ad vertelt kort over het strategic planning proces van de WMF. De oorsprong van dit proces komt omdat er sinds 2006, 2007 een vervlakking is van het aantal gebruikers op de projecten. Vanuit de WMF board is er een oproep geweest om voorstellen te geven. Hier is veel respons op gekomen. Er zijn meer dan 2000 aanmeldingen voor taakgroepen. Ad roept op aan de leden om nog meer input te geven op het strategy process. Een van de meest gedragen voorstellen is: keep the servers running. Een ander voorstel wat veel gedragen wordt is om aardig te zijn tegen nieuwkomers (voorstel van Lodewijk). Verder zijn er veel voorstellen over usability en pragmatische zaken.
Rondvraag
Berend: ik mis aansluiting bij het onderwijs. Ik zou het heel mooi vinden als er bijvoorbeeld metadata beter geïntrigeerd wordt in de projecten via LOM-annotaties.
Piter: ik zou ook graag in navolging van Ronald senioren willen betrekken bij de projecten. Bijvoorbeeld via Tresoar.
Sluiting
Lodewijk sluit de vergadering om 17.30