Notulen20091010
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Bestuursvergadering 10 oktober
- locatie: Amersfoort
- aanwezig: Hay, José (voorzitter), Lodewijk (notulist), Marco, Mark
- afwezig met melding: Piter
Notulen
Er liggen wat (bijna uitgewerkte) notulen te wachten op publicatie. Er wordt gesproken over de vorm van notuleren. Actiepunten worden niet per se meer (publiek) genotuleerd en afgelopen. De liggende achterstallige notulen (zowel van de bestuursvergaderingen als de ALV) worden snel gepubliceerd. Iedereen controleert de notulen van afgelopen keren op de bestuurswiki. De notulen worden per e-mail/wiki verder evt afgehandeld. (A) Bij geen bezwaar publiceert Hay ze binnen enkele dagen.
Bestuursrondje
Hay is na uitnodiging op gesprek geweest bij de Vereniging Openbare Bibliotheken. Uit het gesprek bleek dat er mogelijkheden zijn voor samenwerking. In ieder geval zou de VOB graag een spreker van Wikimedia Nederland uitnodigen voor hun jaarvergadering. Ook willen ze kijken of er leermateriaal kan worden ontwikkeld volgens het teach the theacher concept. Ten slotte willen ze ook graag meedenken en mogelijk meehelpen met de CEI-conf (zie later).
Dolph Kohnstamm heeft twee bestuursleden uitgenodigd voor de presentatie van het Cultureel Woordenboek. Lodewijk en/of José zullen evt gaan.
José heeft contact gehad met Boomerang. Boomerang maakt voor het designen van hun kaarten gebruik van een pool enthousiastelingen. Wellicht zijn er mogelijkheden om een wedstrijd uit te zetten voor het maken van vrij materiaal voor Wikipedia.
Marco heeft aan Cosyne gewerkt. Constructie personele ondersteuning is nog een knelpunt. (A) Notulen Brussel moeten ook nog uitgewerkt. Dat gebeurt op korte termijn.
Fundraiser
Agreement
Lodewijk licht het fundraising agreement toe zoals dat nu beschikbaar is. Het is gebaseerd op de versie die Rand voor alle chapters heeft opgesteld, met enkele wijzigingen voor Wikimedia Nederland, aangaande de indeling van de fundraising pagina's en de verdeling van de inkomsten. Mark heeft twee punten om te verbeteren: verduidelijking van wie welke bedankmails uitstuurt; reactietermijn moet gespecificeerd worden voor zowel de WMF als WMNL op elkaars vragen. (A) Lodewijk probeert de voorgestelde wijzigingen met de WMF af te stemmen. José en Lodewijk beoordelen evt kleine wijzigingen door de WMF. (A) Mark komt met een formuleringsvoorstel voor de bedankmails en reactietermijn.
iDEAL
Hay heeft iDEAL bekeken vanuit technisch oogpunt. Er was verwarring mbt welk pakket van iDEAL nu precies van toepassing was. Er leek een beperking op aantal donaties, Mark geeft aan dat dit slechts een advies is, en dat het in dit geval geen enkel probleem is om grotere aantallen donaties te ontvangen. Omschrijven van de code naar de goede versie zou enkele uren kosten. (A) Hay schrijft de code om op een manier zodat de layout aanpasbaar is, onderhoudbaarder enz.
Hoe om te gaan met hosting enz is een heikel punt (in verband met persoonsgegevens), en moet worden afgestemd met de WMF. (A) Hay maakt een voorzet voor het technische deel. Hay denkt minimaal een week nodig te hebben om de layout te verwerken in een evt standalone opstelling. Hay wil zoveel mogelijk van het materiaal dat mensen te zien krijgen te hosten bij de WMF, en alleen de echte donatie-interface bij ons te hosten. Hay kijkt ook naar het veiligheidsaspect, evt ism de WMF. PSP-ID (nodig voor de activatie van iDEAL) enz is al in orde.
Microdonaties
Mark is benaderd door een bedrijf dat microbetalingen voor Wikimedia binnen Nederland wil verzorgen. Dit is waarschijnlijk nog niet haalbaar voor de aanstaande fundraiser, maar kan interessant zijn voor de langere termijn. De WMF is hier (in de VS) ook mee bezig, dus moet even overlegd worden om hun feedback ook te krijgen, zodat beter gekeken kan worden wat de best practices zijn. (A) Mark zoekt de mogelijkheden/moeilijkheden uit voor microbetalingen op de langere termijn.
Creditcard
WMF wil voor de fundraiser eigenlijk ook mogelijkheden bieden om met credit card te betalen. Mark kijkt voor de langere termijn hiernaar, op korte termijn lijkt het niet haalbaar. Binnen Nederland lijkt het ook geen prioriteit te moeten hebben.
Accountantsverklaring
Voor subsidies wordt het misschien nodig om ook aan een verklaring te denken. Dit kan uit de overheadkosten voor de fundraising (deels) betaald worden. (A) Mark en José gaan hiermee bezig.
Privacyreglement
Het privacyreglement moet worden ge-update aan de nieuwe fundraiser en betaalmethodes en vervolgens getoetst aan Wet persoonsgegevens. Privacy Policy moet ook nog langs WMF voor goedkeuring, Marco wil er wel even naar kijken, en kijkt of toetsing nodig is door een expert. (A) Lodewijk kopieert naar bestuurswiki, bewerken kan dan daar, (A) aan einde vd week kijkt Marco. Bij communicaties wordt uitschrijfmogelijkheid geboden voortaan.
ANBI
Fiscaal nummer-aanvraag was in eerste instantie niet ontvangen en is opnieuw verstuurd. ANBI-formulier kan pas daarna worden aangevraagd. Nog geen reactie, (A) Mark belt er achteraan.
Bestedingsplan
Voor de Fundraiser en vanwege de aanvraag voor de ANBI moet een werkplan worden samengesteld waarin wordt uiteengezet wat we met het opgehaalde geld willen doen. Dit mag min of meer op hoofdlijnen maar met een aantal specifieke zaken. José en Lodewijk hebben lijstje met mogelijke punten om op te nemen gemaakt als input.
Marco: maak onderscheid tussen wat je zeker wilt, en wat je wilt afhankelijk van hoeveel er binnenkomt. Dan heb je zowel helderheid als flexibiliteit. Specificeer de doelen, en breng daarin onder hoe je dat wilt gaan doen. Marco wil graag op de ALV eind oktober een traject doen vanaf de brainstorm tot aan het uiteindelijke werkplan. Op die manier kun je de leden goed betrekken en krijg je goede ideeën uit de leden. Lodewijk en Mark schatten in dat hier niet voldoende uit komt om ook met een daadwerkelijk plan te komen dat bruikbaar is voor de fundraising. Lodewijk vindt dat het te hoog ingestoken zou zijn, en vindt dat het bestuur met een voorstel moet komen om zeker te weten dat er ook een echt werkplan ligt aan het einde dat goedgekeurd is. Eventueel kan ook een uitputtende lijst punten worden gemaakt, en kan prioritering worden aangebracht tijdens de ALV.
Een onduidelijkheid is dat nog niet zeker is hoeveel geld zal worden opgehaald. Gebaseerd op de inkomsten van vorig jaar (die via de WMF en via WMNL opgeteld waren samen ongeveer 100.000 USD) kan een inschatting gemaakt worden hoeveel geld minimaal zal worden opgehaald (gezien de verbeteringen in de betaalmethodes en het voortschrijdend inzicht in effectieve communicatie). Daarom zal er (A) een voorstel door José en Lodewijk worden uitgewerkt om voor te leggen tijdens de ALV gebaseerd op ongeveer dit bedrag (25% van 100.000 USD) en zal er voorafgaand aan de ALV een discussie worden georganiseerd voor het geld dat eventueel extra wordt opgehaald. Dit voorstel wordt binnen ongeveer een week naar het bestuur gestuurd en bij geen bezwaar (A) verwerkt tot een begroting door Mark.
Zaken die zeker in het werkplan terug moeten komen zijn:
- GLAM/CIE conferentie
- follow-up GLAM/CIE conferentie
- wikimeets & interne workshops
- Wikiportret
- Samenwerking met Boomerang of een vergelijkbaar outreach project
- Auteursrechtenlobby
Korte punten
ALV
De agenda staat als voorstel op de bestuurswiki. Ad stelde voor om een punt op te nemen over (WMF-)strategie, en wordt gevraagd hier een korte presentatie over te geven. Mogelijk wordt hier nog een aparte bijeenkomst aan gewijd bij interesse.
Agenda
- discussie (buiten agenda)
- vaststellen agenda
- goedkeuren notulen
- stand van zaken (met subpunten)
- activiteiten 2010 – voorzet, wat er bij de voorafgaande discussie is uitgekomen (incl professionalisering expliciet opgenomen)
- begroting 2010 eerste versie
- donateursbeleid
- bestuursverkiezingsprocedure
- korte presentatie strategy
- rondvraag
- sluiting
Bestuursverzekering
Een aantal zaken rond bestuurdersaansprakelijkheid kunnen verzekerd worden. Dit wordt relevanter naarmate er grotere projecten worden ondernomen/georganiseerd. Mogelijkheid tot een dergelijke verzekering is er bij ABN AMRO (icm de bankrekening). Als de kosten redelijk zijn, sluiten we deze af. (A) Mark gaat hier achteraan en neemt het op op de begroting.
Partners op website
Het vermelden van partners kan bijdragen aan een betrouwbare uitstraling, en geeft ook een band. Er wordt besloten vaker en duidelijker partners te vermelden. Moet toestemming zijn van de partners, en alleen als expliciet gekoppeld aan projecten. (A) Hay benadert de partners daar waar nodig bij expliciete projecten, en verzorgt implementatie. Geen haast
Donateursbeleid
In de statuten staat een bepaling over donateurs die kunnen worden "toegelaten" (erkend) door het bestuur op basis van een minimumbedrag vast te stellen door de ALV. He gaat hier alleen om periodieke donaties waartoe een donateur zich verbindt. Eerder was al aangegeven dat hieraan gewerkt zou worden, en dit punt wordt op de agenda van de ALV geplaatst. Vragen die besproken moeten worden omvatten: Wat zijn de rechten, minimumbedrag(en), niveaus, en wordt er onderscheid gemaakt tussen individuen en organisaties? (A) Mark maakt voorstel wat besproken moet worden op ALV op gebied donateursbeleid.
Kleine subsidies
Op basis van de pagina op de verenigingswiki is er een discussie over de voorbeelden die gebruikt worden bij het adverteren. De voorbeelden die er nu staan, vallen soms alleen met bepaalde randvoorwaarden onder de regeling. José vindt het handiger om zaken als schrijfwedstrijden, fotodagen, workshops te noemen – bijv in combinatie met het concept wikipods. Beoordelen van de voorstellen is dan ook makkelijker. (A) José verzamelt enkele relevantere voorbeelden om op de verenigingswiki te zetten.
Presentaties
(A) Hay gaat in principe de lezing geven bij de Intelligent Energy Conference en bij de VOB en communiceert dat verder met hen. De presentaties kunnen op de agenda geplaatst worden.
Chapters Agreement
Lodewijk heeft op basis van discussies in Buenos Aires met een aantal andere chapters een niet-juridisch voorstel gemaakt, dat staat al enige tijd op internal. Dit voorstel behandelt op hoofdlijnen wat een chapter is, wat de foundation is en wat de verhoudingen ongeveer zouden moeten zijn. (A) Lodewijk blijft betrokken in die discussie, en ontvangt graag input. Er vindt wat discussie plaats over de definitie van een chapter en het belang van geografische grenzen. Er is een voorkeur voor een constructie waarbij het concept chapter helder is gedefinieerd met daarnaast mogelijkheden voor organisaties om zich te ontwikkelen ten opzichte van een flexibele opvatting wat het begrip chapter inhoudt.
Tropenmuseum
De marron-tentoonstelling loopt momenteel, en er is een workshop georganiseerd door Gerard. Het Tropenmuseum heeft een medewerker aangenomen die zich bezighoudt met het schrijven van artikelen voor Wikipedia en wordt een boek (niet vrij) uitgegeven aan het einde. Er zijn gesprekken over een rondleiding speciaal voor Wikipedianen via Gerard.
Continuïteit en professionaliteit
Er vindt een discussie plaats over hoe de vereniging nu functioneert en de zorg wordt uitgesproken dat we momenteel tegen een plafond aanbotsen in de huidige manier van werken en organisatiestructuur. Door de huidige inrichting wordt er eigenlijk te ad hoc gewerkt en is er te weinig structuur en professionaliteit. Een vorm van professionaliseren lijkt een voorwaarde om succesvol verder te groeien, en wellicht is het een beter model als het bestuur zich voornamelijk kan concentreren op het maken van goede plannen en het zoeken van geld, en dat werknemers samen met vrijwilligers deze plannen uitvoeren. Op die manier kun je een hefboom creëren en ben je niet afhankelijk van de tijd die bestuursleden op een specifiek moment hebben om hands on bezig te zijn. Daarbij is het wel van essentieel belang dat de leden/vrijwilligers boven de werkorganisatie blijven staan, en het beleid blijven bepalen. Om uit te vinden in hoeverre dit een haalbaar concept is voor Wikimedia Nederland zal meer onderzoek moeten worden gedaan.
Voor de ALV van eind oktober zal een voorstel worden voorbereid om een professionaliseringsslag in te zetten. (A) José bereidt een presentatie voor en stemt af met de rest van het bestuur. (A) José en Lodewijk gaan langs KvK.
Vrij Cultureel Erfgoed-conferentie
Er loopt een aanvraag bij Prins Bernard Cultuurfonds. Er is een mailinglijst opgezet voor de vrijwilligers. (A) José schrijft de aanvraag om in een projectplan en wordt gestuurd naar geïnteresseerde potentiële sponsoren en VOB.
Lesmateriaal en Cursussen
(A) Hay overlegt met Ziko over lesmateriaal uit Zwitserland en kijkt in hoeverre dat mogelijk past in het kleine subsidiefonds. (A) Hay gaat de wikiworkshops redirecten naar de workshop pagina op nl.wikimedia.org
Nieuwsbrief
(A) Lodewijk helpt Hay mee met het schrijven ervan, en (A) Hay stuurt uit samen met agenda voor ALV.
Internationale investeringen
José heeft het concept Wikiportret 2.0 samengevat op de bestuurswiki, en (A) communiceert het verder met Erik.
'Wikipediaweekeinde'
Het weekeinde wordt niet georganiseerd in de vorm zoals besproken op de vorige bestuursvergadering. Er wordt wel nagedacht over andere manieren om een evenement voor de gemeenschap te organiseren.