Notulen20090104
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Notulen bestuursvergadering Wikimedia Nederland Zaterdag 4 januari 2009 Plaatsgevonden bij de secretaris
Aanwezig: Elly, Lodewijk, José, Hay
Afwezig: Marco (ziek), Ronald
Notulen 14 november
De notulen van 10 september zijn eerder goedgekeurd en ook al online gezet. Elly heeft een aantal opmerkingen over de notulen van 14 november die zullen worden gecorrigeerd door de secretaris.
Actiepunten vorige keer
- Elly schrijft nog een standaardbrief voor vragen over de relatie tussen Wikipedia en Wikimedia Nederland.
- Lodewijk heeft meerdere malen getracht om met Ronald contact op te nemen, zowel telefonisch als per mail, maar dit is niet gelukt.
- Lodewijk meldt dat Frank Schulenburg helaas geen presentatie kan geven op de aanstaande algemene ledenvergadering van 31 januari 2009 vanwege zijn verhuizing naar de Verenigde Staten
- Hay zal nog de notulen van de Algemene Ledenvergadering (ALV) van maart doorlopen en aanvullen
- Hay zal nog mailen met Harmen van Soleus over een mogelijk klein projectje. Lodewijk merkt op dat er mogelijk problemen zijn om als vereniging lid te worden van een andere vereniging. Opgemerkt wordt dat dit waarschijnlijk geen probleem zal opleveren omdat we slechts een dienst afnemen.
- Hay schrijft nog een agenda voor de ALV en maakt een presentatie voor de ALV.
Kort geding-Sijthoff
Lodewijk heeft een verzoek gehad of het Kort geding-Sijthoff kort kan worden behandeld tijdens de ALV. Er wordt besloten om de zaak op de agenda te zetten voor de ALV en kort samen te vatten wat er is gebeurd.
Kascommisie
Lodewijk heeft afgesproken met de kascommisie dat hij eerst zal langsgaan om de boeken te laten controleren. De kascommissie heeft een afspraak met Ronald om het deel van de administratie van voor 1 oktober te controleren. José adviseert om de kascommissie dusdanig in te lichten dat hij als intermediar kan fungeren. Daarnaast benadrukt José dat het belangrijk is om de financiële stukken weer bij de vereniging te krijgen omdat dit voor bijvoorbeeld subsidieverleners belangrijk kan zijn.
Ook de domeinen zouden overgedragen moeten worden aan de vereniging, zodat ze terecht kunnen komen in een 'overdrachtsdocument' voor het nieuwe bestuur.
Er wordt opgemerkt dat de Stichting Wikimedia Nederland wederom een punt kan worden op de ALV. In de statuten van de stichting is een vereiste dat er minimaal drie bestuursleden zijn (momenteel twee), en dat een bestuurslid wordt benoemd op voordracht van de ALV van de vereniging. Er kan daarom op de ALV een derde bestuurslid worden voorgedragen.
Wikiation
Lodewijk heeft de afspraken voor een overeenkomst tussen Wikiation en Wikimedia Nederland rondgestuurd. Hay had hier enige opmerkingen op en het e.e.a. hergeformuleerd in een overeenkomst. Elly vindt niet wenselijk het besluit over het al dan niet tekenen van dit contract naar het volgende bestuur door te schuiven, omdat het huidige bestuur al het voorwerk heeft gedaan. Lodewijk zal daarom de overeenkomst, na voorgestelde verbeteringen, voorleggen aan Wikiation
Wikipedia.nl
Er zijn veel meer mogelijkheden op het domein wikipedia.nl dan er op dit moment worden benut. Er zou hier prima een portal met meer mogelijkheden en bijvoorbeeld een zoekbalk kunnen komen. Het e.e.a. zou in overeenstemming met de Foundation moeten gebeuren aangezien zij de eigenaar en beheerder van het domein zijn. Een besluit over dit domein en acties wordt naar het volgende bestuur doorgeschoven.
Afspreken m.b.t. lezingen
Al langer is er discussie over hoe om te gaan met lezingen die vanuit de vereniging worden gegeven. Er wordt daarom besloten om dit duidelijker vast te leggen in een bestuursbesluit, wat hieronder is weergegeven:
BESTUURSBESLUIT: #001: Er wordt afgesproken dat uitnodigingen voor lezingen, symposia, rondetafelgesprekken en dergelijke, op welke manier die ook binnen zijn gekomen bij de vereniging, altijd worden gecommuniceerd naar alle bestuursleden. Het bestuur neemt daarna onderling een besluit over de afronding van de uitnodiging.
Begroting 2009
Lodewijk heet de balans opgemaakt voor 2008 en een voorstelbegroting geschetst voor 2009. Dit moest zonder de stukken die nog bij Ronald liggen. Er zijn nog enkele details in de balans die moeten worden ingevuld, dit zal gebeuren in overleg met de kascommissie voor zover dan nog nodig. In overleg met de kascommissie zal worden bekeken in hoeverre er mogelijkheden zijn om in natura sponsoring op te nemen. De financiële stukken zullen niet op tijd volledig gecontroleerd zijn om ze met de uitnodiging mee te zenden voor de ALV. De stukken zullen ter inzage liggen, en opgestuurd naar geïnteresseerde leden op aanvraag.
José merkt op dat er best meer ambitie in de begroting kan, door bijvoorbeeld sponsorinkomsten te verhogen. Lodewijk beaamt dit, de inkomsten zouden bijvoorbeeld hoger kunnen uitvallen door het invoeren van iDEAL voor donaties. Iedereen zou graag een hogere begroting zien voor workshops en lobbies. Hay merkt op dat er ook budget zou kunnen zijn voor het ondersteunen van andere chapters voor de chapter's meetup in Berlijn van April dit jaar. Daarnaast zou er ook meer geld naar 'verenigingsactiviteiten' en 'internet en technische ontwikkeling' kunnen. Er wordt ook 1000 euro beschikbaar gesteld voor een 'kleine projecten' plan, op voorstel van Elly.
Hay stelt voor om het nieuwe bestuur te adviseren om in april een ALV te geven waar ze een bijgewerkte begroting kunnen toelichten.
Internationaal budget
Voor donaties gedaan voor de fundraiser op de rekening van de vereniging moet binnen drie maanden na 15 januari een besteding worden gevonden. Besloten word om te toetsen of hiervoor de chapter's meetup en Wikimania goede bestedingen zijn.
Activiteitenrapport / financieel verslag
Lodewijk heeft een begin gemaakt met het activiteitenrapport. Dit zal door de andere bestuursleden worden aangevuld.
Projectrekening openen
Voor projecten zoals de Wikimedia Conferentie en Wikimania zou een extra projectrekening handig zijn. Dit kan echter niet meer binnen het huidige bestuur. Het volgende bestuur wordt aangeraden om een andere bankrekening te nemen en hier gelijk een projectrekening bij af te sluiten, ook vanwege de vele problemen bij de Postbank.
Algemene Ledenvergadering (ALV)
Gekeken wordt of deze ALV kan worden gehouden bij Florin in Utrecht. De secretaris zal maximaal twee weken voor de ALV een agenda en uitnodiging sturen naar de leden. De stukken van de penningmeester zijn op te vragen en liggen ter inzage op de ALV.
Leden die zich willen kandideren voor het bestuur kunnen dit doen per e-mail. Echter, de statuten sluiten niet uit dat mensen dit ook nog op de ALV zelf kunnen doen. Besloten word dat kandidaten hun kandidatuur mondeling zullen toelichten op de vergadering.
Folderserie
Woudloper heeft contact gehad met Elly over een structurele aanpak voor het maken van materiaal zoals folders. Dit in aanvulling op een eerder voorstel van Ziko. Opgemerkt wordt dat de vorm wellicht opener zou kunnen en dat een folder alleen onder de WMNL vlag kan worden uitgebracht als het de doelstellingen van WMNL uitstraalt.
Elly zal nog contact opnemen met een aantal geïnteresseerden om een werkgroep te formeren.
Wikiwijs
Bij een aantal leden was er interesse om te kijken of WMNL behulpzaam kan zijn bij of een vrije invloed kan uitoefenen op het Wikiwijs project, zoals door Minister Plasterk van OC&W aangekondigd. Er wordt afgesproken om vooralsnog op een reactie en evt toelichting van Kennisnet te wachten. Lodewijk zal het nog eens informeel aankaarten als hij er binnenkort toch is. Besloten wordt dat een brief met oproep voor een vrije licentie richting het ministerie wellicht de beste vorm is. Elly zal hier een oproep voor plaatsen.
Content Online Platform
Esther Hoorn is vanuit Wikimedia Nederland als expert afgevaardigd naar een expertdiscussie van het Content Online Platform. Marco, Wutsje en Lodewijk hebben eerder met Esther over de standpunten vergaderd. Er zullen tijdens de ontmoeting twee belangrijke punten zijn: protection of minors en cultural diversity. Opgemerkt wordt dat vooral over het eerste onderwerp enige voorzichtigheid is geboden over welke boodschap ze hier over uitdraagt.
Wikimania 2010
Lodewijk is in contact met meerdere locaties in Den Haag, Rotterdam en Amsterdam. In Rotterdam zijn de locaties onder meer de Erasmusuniversiteit en de Doelen. In Amsterdam gaat het vooral om universiteiten. In Den Haag is de Haagse Hogeschool een optie, ook omdat dit recht tegenover een hostel zit. Van alle opties lijkt op dit moment Rotterdam als locatie de meeste kans te maken.
Dit was de laatste vergadering van het huidige bestuur. Tijdens de ALV van 31 januari 2009 zal een nieuw bestuur worden gekozen.