Notulen20081114
Dit zijn de notulen van een bestuursvergadering of een Algemene Ledenvergadering (ALV) van Wikimedia Nederland. Voor het gehele overzicht van alle notulen, zie de pagina Notulen.
Notulen bestuursvergadering Vereniging Wikimedia Nederland
Datum: vrijdag 14 november 2008
Aanwezig: Elly, Lodewijk en Hay (notulist)
Afwezig: Ronald
Notulen vorige keer
Zijn door Lodewijk geschreven en zullen nog worden rondgestuurd, ook naar Ronald voor commentaar. Besloten wordt dat de secretaris voortaan de besluiten gaat nummeren naar voorbeeld van de 'board resolutions'.
Conflict vorige penningmeester
Er zijn nog enkele onopgeloste punten met de vorige penningmeester van de vereniging. Het gaat hier voornamelijk over een bedrag dat door de vorige penningmeester is gedeclareerd, maar waar nog geen declaraties van ontvangen zijn. Daarnaast heeft de vorige penningmeester nog een deel van de administratie en enkele andere stukken (waaronder de akte van oprichting en beheer over de domeinnamen van de vereniging). Ook deze stukken zullen overhandigd moeten worden. Bemiddeling tussen de andere bestuursleden en de vorige penningmeester heeft niks opgeleverd.
Geconstateerd wordt echter wel dat de declaraties objectief gezien kloppen. Er wordt daarom besloten dat de nieuwe penningmeester telefonisch contact zal opnemen met de vorige penningmeester en hiervoor de volgende acties zal ondernemen, afhankelijk van mogelijke toekomstige ontwikkelingen:
- Controleren of de uitgaven die gedeclareerd zijn door de vorige penningmeester in redelijkheid verantwoordbaar zijn en legt dit voor aan de voorzitter.
- Contact opnemen met de vorige penningmeester voor de overdracht van de financieële administratie en de domeinen.
- Contact opnemen met de vorige penningmeester. In contact kan worden aangegeven dat wij de declaraties zullen inwilligen mits de voorzitter de genoemde declaraties verantwoordbaar acht.
Dagvaarding Sijthoff
De vereniging en stichting Wikimedia Nederland hebben een dagvaarding ontvangen van de advocaat van De heer Bob Sijthoff. De heer Sijthoff eist van de vereniging en/of stichting dat deze de personalia van een gebruiker van de Nederlandstalige Wikipedia overhandigt die voor hem belastende wijzigingen heeft gedaan op zijn artikel op de Nederlandstalige Wikipedia. Daarnaast eist hij dat de vereniging/stichting het artikel over hem verwijderen. De instelling van de vereniging is dat zij niet de correcte gedaagde is: aan het verzoek kan niet worden voldaan aangezien de juridische aansprakelijkheid niet ligt bij de vereniging of stichting, maar bij de Wikimedia Foundation.
De vereniging en stichting hebben een advocaat die hen zal bijstaan bij het kort geding, wat zal plaatsvinden op dinsdag 25 november, om 13.30 bij de rechtbank in Utrecht. Elly is aanspreekpunt voor de advocaten en eventueel media. Aan het einde van de vergadering overhandigt Hay de door hem ontvangen stukken aan Elly.
Fundraising
Er zal een contract worden getekend met de Foundation voor de fundraiser, zodat ook geld kan worden opgehaald via de bankrekening van de vereniging. Geconstateerd wordt dat er op de Nederlandstalige donatiepagina een duidelijke link en uitleg moet komen naar de bankrekening van de vereniging.
De overeenkomst eist dat er een privacystatement wordt opgesteld. Er is een probleem met het statement van de Foundation omdat deze op Amerikaans recht is gebaseerd, die dingen vraagt die niet kunnen volgens de Nederlandse wet. Er wordt gekeken naar andere privacy statements, bijvoorbeeld van het Rode Kruis. Dit heeft enige haast omdat de donatiepagina pas online kan op het moment dat er een privacystatement is. Er is discussie over de vraag of we het privacystatement kunnen overnemen omdat er dingen in staan die volgens de Nederlandse wet niet zouden kunnen.
Niet relevant voor de huidige fundraiser, maar wel voor de toekomst is de mogelijkheid om belastingvrij donaties te doen aan de vereniging via de zogenaamde ANBI-regeling. Een lid heeft dit voor het bestuur uitgezocht. Er moet eerst een fiscaalnummer worden aangevraagd voor de vereniging als rechtspersoon. Er moet eveneens een beleidsplan worden geschreven. De aanvraag laat het bestuur over aan het nieuw te kiezen bestuur, ze zal wel de aanvraag zoveel mogelijk voorbereiden.
WCN (terugblik)
Lodewijk meld dat de WCN op een positief saldo van 2000 euro is uitgekomen. Er zijn 44 leden bij gekomen. Er waren bijna 100 bezoekers op de conferentie. Vooral de twee sessies over auteursrecht zijn goed ontvangen. Elly suggereert om de administratie volgend jaar uit te besteden.
Nieuwjaarsborrel 17 januari ism Creative Commons / fotojacht & safari
Creative Commons heeft voorgesteld om op 17 januari een gezamenlijke nieuwjaarsborrel te geven, gecombineerd met een 'fotosafari', eventueel bij een fotomuseum. Het bestuur reageert enthouiast op het voorstel. Er wordt opgemerkt dat mooi weer wel belangrijk is. Wellicht zou er ook nog een workshop SVG kunnen worden gegeven.
Hosting
Eventueel is er een mogelijkheid om te hosten bij hostingvereniging Soleus. Opgemerkt wordt dat het domein wikimedia.nl nog steeds is gekaapt en dat we hier misschien eens advies over in moeten winnen. Er wordt opgemerkt dat 'eigen' emailadressen (bestuur@wikimedianederland.nl) zeer gewenst zouden zijn.
Auteursrechtenlobby
De Nederlandse versie van het 'groenboek' van de Europese unie over de toekomst van het auteursrecht is af. Philip Birken van Wikimedia Deutschland wil meetekenen of een reactie geven, gebaseerd op het Nederlandse stuk. Er wordt opgemerkt dat is gebleken dat er misschien meer succes valt te behalen als het stuk door meerdere organisaties wordt ingezonden. Daarnaast zou uit het groenboek een opiniestuk kunnen worden geschreven, bijvoorbeeld door Fruggo, Elly en Hay.
Betere beschrijving taakverdeling
Gezien de recente gebeurtenissen is het zaak dat er een duidelijkere beschrijving van de verschillende bestuursfuncties wordt opgesteld. Lodewijk heeft hier voor al een concept gemaakt zet deze op de verenigingswiki. Onderdeel zou bijvoorbeeld moeten zijn hoe er wordt omgegaan met lezingen die worden gegeven. Maar ook dat er geen functies door elkaar gaan lopen.
Backup procedures
Als er een bestuurslid 'onder de tram komt' moet dat geen belemmering betekenen voor het doorgaan van de dagelijkse activiteiten. Er zijn enkele stappen genomen om enigszins een 'back up' te hebben op bepaalde functies. Elly heeft ook de inloggegevens van de bankrekening, en als taak voor de secretaris wordt gesteld dat hij de ledenadministratie regelmatig doorstuurt naar de penningmeester.
Voorstel Ziko voor Wikipedia boek distributie afname
Ziko heeft een voorstel ingediend voor een Wikipedia boek. Wikimedia Nederand zou dit kunnen kopen en distribueren. Er wordt gesteld dat eerst de inhoud van het boek bekend moet zijn, en dat de prijs van afname te hoog zou zijn bij het huidige voorstel. Echter een kleine voorraad zou aan te schaffen moeten zijn, en eventueel kan er bij meer vraag via 'printing on demand' meer bij worden besteld.
Acceptgiro's voor contributie?
Dit punt wordt overgeheveld naar het volgende bestuur (te kiezen bij de ALV begin 2009)
ALV
De jaarlijkse algemene ledenvergadering (ALV) waar ook een nieuw bestuur gekozen zal worden wordt vastgesteld op zaterdag 31 januari 2009. Hay en Elly geven aan zich weer kandidaat te willen stellen voor het bestuur. Lodewijk laat dit vooralsnog afhangen van omstandigheden.
Er wordt besloten om mogelijke bestuurskandidaten te mailen en te vragen of zij bestuurslid willen worden of iemand kennen die dat zouden willen. Er wordt aangegeven dat er twee potten community building & content creatie komen voor kleine leuke projecten. Ook zouden bestaande projecten, zoals Wikiportret, geïnternationaliseerd kunnen worden.
Overwogen wordt om op de ALV een presentatie te geven over de toekomst van de vereniging en daarnaast wordt gestreefd naar een spreker die de toekomst kan schetsen voor ons. Twee presentaties (zoals op vorige ALV's) zou te veel worden vanwege de vele te bespreken onderwerpen.
Wikiation
Lodewijk stelt voor om de donaties van Wikiation een duidelijke bestemming te geven om zo duidelijker te krijgen waar de donaties heengaan. Lodewijk zal nader contact opnemen met Wikiation over een overeenkomst, en zal, in overleg met het bestuur, proberen tot een uitkomst te komen.
Vrijwilligersdatabase
Er wordt besloten om een lijst met contacten aan te liggen voor intern gebruik van het bestuur.
Volgende bestuursvergadering
Zal worden afgesproken via een ander medium.