Declaratiereglement

Declaratiereglement

Dit document beschrijft het declaratiebeleid van de Vereniging Wikimedia Nederland.

Dit declaratiereglement is goedgekeurd en vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van 12 april 2018 en treedt in werking op 1 mei 2018.

Artikel 1: Begripsomschrijvingen

Bedoeld worden met:

de Vereniging: de Vereniging Wikimedia Nederland;
het bestuur: het bestuur van de Vereniging;
de penningmeester: de penningmeester van de Vereniging;
de directeur: de directeur van de Vereniging;
een werkgroep: een werkgroep of commissie die als zodanig is erkend door het bestuur van de Vereniging;
een declaratie: een verzoek aan de Vereniging tot vergoeding van gemaakte kosten

Artikel 2: Algemene bepalingen

1. Slechts uitgaven die de statutaire doelstellingen van de Vereniging ten goede komen, komen voor vergoeding door de Vereniging in aanmerking.

2. Of een uitgave de statutaire doelstellingen van de Vereniging ten goede komt, wordt beoordeeld door de directeur.

3. Slechts uitgaven waarvoor door de directeur vooraf op enigerlei wijze ondubbelzinnige goedkeuring is verleend, komen voor vergoeding door de Vereniging in aanmerking.

4. Of voor een uitgave door de directeur vooraf goedkeuring is verleend, wordt beoordeeld door de directeur.

Artikel 3. Persoonlijke declaraties

1. Persoonlijke declaraties omvatten verzoeken tot vergoeding van in artikel 2 genoemde uitgaven, gemaakt door personen die op persoonlijke titel een product of dienst hebben afgenomen.

2. In afwijking van artikel 2 lid 3 is goedkeuring vooraf met betrekking tot persoonlijke declaraties niet vereist voor:

i. reiskosten, gemaakt door leden van het bestuur, voor zover die voortvloeien uit verplichtingen in verband met hun werkzaamheden voor de Vereniging;

ii. reiskosten, gemaakt door personen die actief betrokken zijn bij de uitvoering van door de Vereniging georganiseerde of ondersteunde activiteiten, voor zover noodzakelijk om aanwezig te zijn op bijeenkomsten die niet of bezwaarlijk op andere wijze kunnen worden georganiseerd;

iii. kantoor-, vergader- en representatiekosten, gemaakt door leden van het bestuur, voor zover die voortvloeien uit verplichtingen in verband met hun werkzaamheden voor de Vereniging;

iv. overige kosten, gemaakt tijdens of in verband met vergaderingen van het bestuur of van werkgroepen.

3. De in het vorige lid genoemde uitgaven komen slechts voor vergoeding in aanmerking, voor zover zij redelijk zijn.

4. Of een uitgave redelijk is, wordt door de directeur beoordeeld.

Artikel 4. Reis- en verblijfkosten

1. Voor vergoeding als reis- en verblijfkosten komen in aanmerking:

de kosten van interlokaal vervoer
de kosten van internationaal vervoer
de kosten van lokaal openbaar vervoer
de kosten van ontbijt, lunch of diner, indien de voor deze maaltijden gangbare tijden binnen de duur van reis/verblijf vallen
de kosten van overnachtingen
de kosten van kleine consumpties

2. Vergoeding van de kosten van internationaal vervoer en van overnachtingen in binnen- of buitenland vindt alleen plaats als de directeur vooraf schriftelijk toestemming heeft gegeven voor het maken van de kosten. Dit geldt ook voor de kosten als vermeld onder artikel 3.2.

3. Persoonlijke declaraties voor reis- en verblijfskosten voor een enkele bijeenkomst die het bedrag van 250 euro te boven gaan, komen slechts voor vergoeding in aanmerking indien van deze bijeenkomst een kort verslag is gemaakt en dit op de wiki van de Vereniging is gepubliceerd. In dit verslag zal in ieder geval voldoende aannemelijk moeten worden gemaakt dat het bijwonen van de bijeenkomst bijdroeg aan de doelstellingen van de Vereniging. Of een dergelijk verslag aan de genoemde voorwaarden voldoet, wordt door de directeur beoordeeld.

4. Voor kosten anders dan de kosten voor internationaal en interlokaal (openbaar) vervoer en overnachting, en die niet anderszins worden vergoed, geldt een standaard per diem ter hoogte van 30 euro voor iedere dag van de reis. Voor deze vergoeding hoeft in afwijking van het gestelde in artikel 6.3 geen nadere bewijsstukken te worden overlegd. Declaratie van een per diem voor reis en verblijf in Nederland of het buitenland is alleen mogelijk als de bijgewoonde bijeenkomst tenminste twee dagdelen in beslag nam, of reis en verblijf gezamenlijk meer dan 8 uur duurden.

5. Wanneer de totale kosten die voor vergoeding in aanmerking komen het standaardbedrag van de per diem te boven gaan, kan de declarant zowel bij binnenlandse als bij buitenlandse reizen kiezen voor declaratie op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten voor de gehele reis. In dat geval dienen alle relevante bewijsstukken te worden overlegd conform artikel 6.3.

6. Kosten van kleine consumpties kunnen zonder bewijsstukken worden gedeclareerd tot het onder lid 7 genoemde maximumbedrag.

7. De Vereniging stelt een maximum aan de op basis van bewijsstukken te vergoeden kosten. Met ingang van 1 oktober 2022 zijn deze maxima per dag voor reis en verblijf in Nederland gesteld op:

kleine consumpties: € 7,50
lunch: €15,00
diner: €27,00
overnachting: €120
ontbijt: €12.

8. Bij reis- en verblijf in het buitenland stelt de directeur zo nodig aangepaste bedragen voor de te vergoeden kosten vast, waarbij de in Nederland geldende maxima als richtsnoer dienen. Aangepaste maxima worden aan de declarant meegedeeld bij de goedkeuring van zijn/haar aanvraag voor een buitenlandse reis.

9. Bij het vaststellen van reisbeurzen en scholarships kan het bestuur besluiten af te wijken van de bepalingen in lid 4-7.

10. Bij het bepalen van wat in het kader van reis- en verblijfkosten redelijk en billijk is, zal de vereniging de volgende factoren in overweging nemen:

Efficiënte en doelgerichte besteding van de beschikbare middelen;
De veiligheid en het welzijn van de reiziger, waarbij ook rekening gehouden zal worden met eventuele individuele beperkingen van de reiziger;
Minimale belasting van het milieu. In principe vergoedt de Vereniging geen intercontinentale reizen.

Artikel 5: Declaraties van uitgaven gemaakt in naam van de Vereniging

1. Declaraties van uitgaven gedaan in naam van de Vereniging, waarvan de kosten bij levering niet door de Vereniging zijn voldaan, kunnen voor vergoeding in aanmerking komen, voor zover deze betrekking hebben op een vorm van dienstverlening, waarbij de Vereniging afneemster is of redelijkerwijs geacht kan worden te zijn, zulks ter beoordeling van de directeur.

2. Uitgaven als bedoeld in het vorige lid komen slechts voor vergoeding in aanmerking, indien de factuur op naam van de Vereniging is gesteld en zij volledige zeggenschap heeft of zal krijgen over de geleverde dienst.

3. In afwijking van artikel 2 lid 3 dient voor declaraties van uitgaven gedaan in naam van de Vereniging vooraf schriftelijk toestemming van de directeur te zijn verkregen

Artikel 6: Indienen van declaraties

1. Een declaratie wordt ingediend door middel van een door de Vereniging aangeboden digitaal declaratieformulier, dat volledig is ingevuld.

2. Het digitale declaratieformulier dient bij de eerste declaratie te worden ondertekend.

3. Bij een declaratie dienen scans of kopieën van alle facturen en betalingsbewijzen te worden overlegd of, indien deze ontbreken, een kopie van een dagafschrift van een bankrekening of creditcard waaruit de betaling blijkt.

4. Alle digitale declaraties alsmede de elektronische bewijzen van betaling dienen door de indiener ingezonden te worden vanuit een vooraf vastgelegd e-mail en aan de vereniging kenbaar gemaakt adres naar finance@wikimedia.nl.

5. Declaraties van de directeur dienen mede te worden ondertekend door de secretaris van de Vereniging.

6. Declaraties van de penningmeester dienen mede te worden ondertekend door de voorzitter van de Vereniging.

Artikel 7: Aanvullende bepalingen

1. In alle gevallen waarin dit document niet voorziet, beslist het bestuur.

2. Het bestuur kan op zwaarwichtige gronden afwijken van de in dit reglement genoemde bepalingen.

3. Over beslissingen als genoemd in de vorige twee leden legt het bestuur verantwoording af aan de algemene vergadering van de Vereniging.

4. Van een beslissing door of namens het bestuur tot het niet honoreren van een declaratie staat beroep open op de algemene vergadering van de Vereniging.

Declaratieformulier

Het declaratieformulier kunt u hier downloaden. Het ingevulde digitale formulier dient te worden opgestuurd aan finance wikimedia.nl.

Eerste maal declareren

Wij willen u vragen om de eerste maal uw declaratieformulier uit te printen en van een handtekening te voorzien. U kunt het declaratieformulier nadat u het van een handtekening heeft voorzien gewoon weer inscannen of er een foto van maken om deze vervolgens via de e-mail naar ons toe te sturen.

Met deze handtekening bevestigt u uw rekeningnummer en uw e-mail adres. In het vervolg zullen wij dan controleren of uw declaratie verzonden wordt van het e-mail adres dat u heeft opgegeven en het overgemaakt kan worden aan het rekeningnummer dat bij ons bekend is. Een handtekening is daardoor in de toekomst niet meer nodig. Bij een wijziging van het rekeningnummer of e-mailadres vragen wij u om deze stap te herhalen. Voor vragen kunt u contact opnemen met: finance wikimedia.nl

Zie ook

Internationaal voor een overzicht van internationale reizen